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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Mutualisation et marchés publics (suite)

avril 2nd, 2015 Posted in Marchés Publics
avr, 02 2015
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Comme annoncé dans notre article du 19 mars, nous abordons aujourd’hui la mutualisation des achats avec d’autres collectivités. La tendance est à inciter les organisations à grouper leurs achats. Ainsi, certaines communes, sous l’égide d’une intercommunalité par exemple, décident de mutualiser les achats liés au parc automobile ou à la communication.

Ces pratiques pourraient tout à fait être mises à profit dans le domaine des systèmes d’impression. Ainsi, de petites structures n’ont pas ou plus les ressources internes pour passer un marché relatif aux systèmes d’impression. De plus, leurs besoins ne leur permettent pas d’avoir un poids suffisant auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et les meilleurs services. En se groupant (villes voisines, organismes proches par les fonctions,…), elles pourraient mutualiser les ressources humaines et financières nécessaires et optimiser la gestion des parcs.

On peut même imaginer aller plus loin. De nombreuses structures disposent d’un atelier de reprographie et s’interrogent sur sa pérennité, sa rentabilité. Il est vrai que les besoins internes ont souvent chuté ces 10 dernières années. Les matériels sont plus performants et semblent nécessiter moins de compétences spécifiques (idée que nous aurons l’occasion de discuter dans un prochain article). La tentation est alors grande de le remplacer par des matériels en libre-service adossés au recours aux prestataires externes. Mais en se tournant vers d’autres structures géographiquement proches, trop petites pour avoir un atelier intégré, mais ayant des besoins de documents en volumes, l’optimisation des systèmes d’impression pourrait prendre une autre voie. La structure, heureuse propriétaire d’un atelier de reprographie interne, pourrait proposer des prestations payantes (mais plus souples et moins chères que dans le secteur marchand). Elle pourrait également proposer une mutualisation de l’équipement et de ses usages (atelier géré 1/2 journée  ou 1 journée par semaine par la « petite » structure).

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novembre 18th, 2013 Posted in Coûts d'impression, Optimisation des outils d'impression
nov, 18 2013
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Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.

En effet, quand les directions optent pour une diminution des  achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.

Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.

L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…

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juin 28th, 2012 Posted in Marchés Publics
juin, 28 2012
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L’absence de politique globale d’équipement en matière de systèmes d’impression est très fréquente. Mais l’absence de réflexion de ce type est également constatée au premier niveau, celui des ateliers eux-mêmes.
Lorsqu’il s’agit simplement d’un équipement, dans un atelier intégré, il devrait y avoir cette approche globale des besoins et des moyens au sein du service.
Au niveau des ateliers intégrés constitués, de nombreux projets de modernisation portent sur le remplacement de machines dont les contrats de location arrivent à terme, sans réflexion ou projection préalable sur leur environnement général d’utilisation et les autres matériels en place. Cette démarche de renouvellement des équipements techniques au fil de l’eau n’est pas la plus adaptée ni la plus efficace. Elle ne permet pas de relier les éléments d’une même chaîne de production de documents alors que l’évolution technologique le favorise depuis déjà plusieurs années.
Au-delà de la simple évaluation des besoins existants (une machine, une production, un personnel affecté), il convient d’avoir une approche plus globale de l’ensemble des moyens d’impression au niveau de l’atelier : conditions et pertinence d’utilisation des autres matériels dans l’atelier concerné (offset, duplicopieur, copieur couleur, volumes de production, échéances des contrats…) mais également, si possible, au niveau de l’établissement (parc de copieurs en libre-service, voire parc d’imprimantes, volumes de production, échéances des contrats…).
Une modernisation efficace adaptée et cohérente des moyens d’impression permet une maîtrise des coûts et une baisse des coûts de production. Elle implique de mener une étude précise et préalable sur :

  • Les besoins globaux : libre service / atelier
  • Les moyens complets existants : imprimantes, copieurs, ateliers, sous-traitance

Cela peut constituer en fait le premier pallier d’une démarche de mutualisation plus importante ou ambitieuse des moyens et des besoins d’impression dans une administration ou un établissement public.

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juin 21st, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
juin, 21 2012
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Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
La dispersion des moyens techniques est toujours une cause d’augmentation des coûts de revient au sein d’une même administration. Elle constitue aussi souvent une gêne sur les plans de la fonctionnalité et de la productivité. Elle est due à la multiplication des sites géographiques ou à des unités considérées comme autonomes au sein de tel ou tel établissement.
Le développement rapide et prodigieux des technologies, l’arrivée massive de l’informatique dans tous les secteurs de la chaîne graphique et de ses filières de production, constituent une nécessité (et sans doute une chance) de modifier les comportements.
Les fabricants de matériels ont en effet privilégié la mise au point d’outils destinés au traitement de gros volumes, produits avec une grande qualité d’impression dans le cadre d’une productivité élevée et permettant un abaissement des coûts. Cette observation vaut aussi bien pour la couleur que pour le monochrome.

La mutualisation des moyens peut revêtir un aspect plus ou moins important.

  • Au sein d’un même établissement sur un même site ou sur des sites éclatés : il s’agit souvent d’ateliers dédiés à des services ou directions qui au regard de leurs missions réclament une certaine autonomie, mais qui pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre.
  • Entre des ateliers appartenant à des établissements autonomes d’une même administration dans un périmètre géographique restreint : comme précédemment, ces ateliers pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre. Ils sont liés entre eux par le biais de conventions qui fixent la part de chacun dans la répartition des dépenses au prorata de leurs productions.
  • Entre des établissements autonomes d’une même administration qui ont fusionné l’ensemble de leurs moyens au sein d’une seule unité de production : chacun de ces établissements rencontrant de grandes difficultés pour conserver un atelier, ils ont décidé de fusionner l’ensemble de leurs moyens (locaux, matériels et ressources humaines) au sein d’un seul atelier géré en commun.

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juin 14th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 14 2012
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Dans l’article du 7 juin, nous évoquions les ateliers intégrés d’impression ou de reprographie comme moyen d’impression à disposition des utilisateurs. Ces ateliers sont très caractéristiques des équipements publics et sont plus rares dans les organisations privées.

Les ateliers intégrés d’impression ou de reproduction des administrations représentent pour leur part entre 3 et 5 000 unités impliquant des organisations, des structures, des moyens techniques et humains ainsi que des modes de
fonctionnement et de gestion extrêmement contrastés. Cette situation est autant due à l’historique de création et de développement propre à ces services qu’aux bouleversements technologiques successifs intervenus depuis une quinzaine d’années. En effet, les évolutions technologiques n’ont pas toutes été assimilées au même niveau par les administrations. Dès lors, en fonction des efforts fournis, des moyens disponibles et des priorités définies en interne, les administrations se situent à différents stades de modernisation.

Le recours aux ateliers intégrés trouve sa justification dans les contraintes particulières suivantes :

  • Urgence : elle se caractérise par le délai souvent très court entre le moment où le texte est produit par son rédacteur et celui de sa diffusion.
  • Seulement, il faut admettre que le rythme de travail est plus lié aux habitudes de traitement des affaires au coup par coup, qu’à une réelle nécessité. Un minimum de planification du travail administratif permettrait souvent de résoudre les problèmes ainsi posés en imposant moins de contraintes aux imprimeries administratives ou en recherchant d’autres modes d’organisation de la production imprimée.
  • Seules les demandes d’exécution inférieures à 24 heures doivent être considérées comme urgentes. Par ailleurs, il est souhaitable d’analyser les surcoûts engendrés par l’application de ce critère de manière à éliminer les demandes injustifiées.
  • Confidentialité : le caractère confidentiel de certains documents est souvent attribué par des textes réglementaires qui,
  • dans ce cas, imposent également leurs modalités d’élaboration et de reproduction. Plus souvent, il est imposé de façon discrétionnaire par l’autorité administrative. Toutefois, ce caractère est souvent limité dans le temps et disparaît lorsque le document est rendu public. C’est pourquoi, on peut en faire une analyse objective en considérant le délai intervenant entre la fin de la reproduction définitive et celui de la publication. Plus ce délai est court, moins les possibilités d’indiscrétion sont importantes, et moins contraignantes en sont les modalités matérielles.
  • En revanche, répondent à ce critère tous les documents ayant un caractère  » secret  » ou  » confidentiel  » permanent, de même que de nombreux documents préparatoires, nécessaires à l’élaboration du document final publié.
  • Souplesse : elle est nécessitée par la fréquence des révisions en cours de production d’un document et/ou les conflits de priorité qui amènent à interrompre un travail en cours pour permettre l’exécution d’un autre jugé plus urgent. L’analyse statistique de la fréquence des travaux interrompus par rapport à l’ensemble des travaux permet de mesurer la souplesse nécessaire à la satisfaction du besoin.
  • Variabilité de la charge : la production administrative est très variable dans le temps et des phénomènes de pointes de charge sont
    très fréquemment rencontrés. La demande peut varier, d’une période à l’autre, du simple au double ou au triple, voire plus.

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juin 7th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 07 2012
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Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.

Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.

Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :

  • Les moyens individuels : ces moyens permettent de réaliser des documents-matrices sous forme imprimée et électronique dans des
    normes typiquement bureautiques. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du
    processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme et/ou le rendu de l’impression ne dépendront que du rédacteur et de l’utilisation d’une imprimante personnelle aux capacités limitées.
  • Les moyens départementaux : ils comportent les imprimantes connectées au réseau d’établissement, les copieurs d’étage en libre-service connectés et non connectés au réseau d’établissement, les scanners, les petits outils de reliure (anneaux, spirales, peignes, bandes pré-encollées, agrafeuses) et de découpage (massicot à main). Ces moyens sont activés lorsque la réalisation du document nécessite des capacités (dépassant les capacités des moyens individuels) de reproduction, en nombre et/ou de façonnage, d’admission de formats, de force, et/ou de supports imprimables. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme,le rendu de l’impression et/ou le façonnage, ne dépendent à nouveau que du concepteur du document.
  • Les moyens professionnels : ils peuvent être des ateliers intégrés d’impression ou de reprographie ou des ateliers d’imprimerie. Du fait de l’évolution des technologies et des travaux à prendre en charge d’un tel service, ce noyau immuable intègre de plus en plus fréquemment, un module de traitement des fichiers informatiques soumis à l’impression via le réseau d’établissement ou de médias divers (disquettes, cartouches amovibles, clés USB, CD Rom, DVD, disques optiques…). La dimension de ces ateliers s’échelonne à partir d’une seule unité disposant d’un seul copieur de reproduction numérique monochrome (non) connecté, de divers matériels de façonnage, d’un agent dédié, jusqu’à un service complet mettant en oeuvre des personnels spécialisés, des solutions numériques mono et polychromes (non) connectées (copieurs, imprimantes, duplicopieurs…). Les volumes de production se situent dans une fourchette d’environ 1 million de copies par an à plusieurs dizaines de millions de copies par an.
  • Le recours au secteur concurrentiel : le recours au secteur concurrentiel ne doit pas être considéré seulement comme un moyen de pallier les incapacités à traiter la demande en interne, en permettant d’écrêter la charge ou d’apporter les compléments ou suppléments techniques et matériels requis. Il doit être présent dans toute démarche ou réflexion de modernisation des moyens internes de production graphique.

Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :

  • La forme finale d’un document ainsi que des divers éléments le constituant : couverture, format, papier surfacé…
  • La longueur de tirage : capacité du matériel, temps d’exécution,coûts.
  • Le niveau de rendu (définition) de l’impression : impressions sensibles, rendus particuliers…
  • Les diverses réalités économiques : ROI.
  • Les outils d’aide à la décision.

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