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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Un nouveau seuil ?

septembre 3rd, 2015 Posted in Marchés Publics
sept, 03 2015
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marches publicsLe site Internet du Ministère de l’Économie et des Finances vient de mettre en consultation publique un projet de modification du seuil au-delà duquel les acheteurs publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence. Ce seuil serait relevé de 15 000 € à 25 000 €.

Ce projet fait suite à l’annonce du 1er Ministre en Juin pour faciliter l’accès à la commande publique des TPE-PME.

Si ce projet se transformait en décret (probablement d’ici la fin de l’année), la plupart des audits et assistance à maîtrise d’ouvrage autour des impressions pourraient être contractualisés sans le formalisme du MAPA. Ils pourraient donc être mis en place plus rapidement…

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Infogérance d’impression à la carte

mars 30th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 30 2015
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Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Mutualisation et marchés publics

mars 19th, 2015 Posted in Marchés Publics
mar, 19 2015
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L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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Les étapes du projet

novembre 13th, 2014 Posted in Marchés Publics
nov, 13 2014
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Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :

1 Définition des besoins grâce à un audit préalable suivi de préconisations d’équipement

2 Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

3 Lancement de la procédure avec réponse aux questions des candidats

4 Analyse des offres et rédaction du dossier d’analyse

5 Présentation à la Commission d’Appels d’Offres pour notification

6 Déploiement et admission des solutions déployées

7 Suivi du parc et des prestations pour la durée du marché

ASSPI vous propose un accompagnement au long cours de l’étape 1 à l’étape 7 ou un accompagnement sur les étapes que vous souhaitez.

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Consultation pour parcs de systèmes d’impression

septembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
sept, 15 2014
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Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

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La rentrée des marchés publics

septembre 26th, 2013 Posted in Marchés Publics
sept, 26 2013
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De nombreuses mesures et orientations devraient intervenir dans le monde des marchés publics d’ici la fin de l’année.

Tout d’abord, en termes de publication, un guide sur l’achat public innovant devrait paraître prochainement et la publication des nouvelles directives européennes « Marchés publics » est envisagée pour la fin de l’année. En France, cela se traduira par un nouveau Code des marchés publics à l’horizon 2016.

Au niveau européen, les discussions sur un projet de norme européenne de facturation électronique devraient se poursuivre, dans le sens d’une généralisation de la dématérialisation dans les prochaines années, projet qui intéressera tout particulièrement ASSPI.

En France, 2 projets de loi sont attendus à court terme qui impacteront directement les pratiques en matière de marchés publics :
– le projet de loi  sur l’égalité entre les hommes et les femmes qui devrait permettre aux acheteurs publics de « tenir compte, pour l’attribution d’un marché, des conditions dans lesquelles les candidats favorisent la mixité dans les métiers et l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes » sans que ce critère soit considéré comme discriminatoire.
– le projet de loi relatif à l’économie sociale et solidaire, qui comprend notamment l’adoption d’un « schéma de promotion des achats publics socialement responsables ».

Enfin, dans la lignée au choc de simplification voulue par François Hollande, des mesures vont être prises :
– la limitation des exigences des acheteurs quant à la capacité financière des candidats
– la création de la procédure dite de ‘partenariat d’innovation‘ afin de favoriser l’innovation
– la modification des documents contractuels relatifs aux marchés publics de travaux
– la réduction des délais de paiement des marchés publics de travaux
– la simplification des dossiers de candidature pour les TPE et PME…

A suivre…

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Agendas 21 et collectivités locales

décembre 6th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
déc, 06 2012
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Nous en avons tous entendu parler mais qu’est-ce que c’est ?

Le programme Agenda 21 a été lancé lors du Sommet de la terre à Rio en 1992. Son objectif est d’élaborer un plan d’action en matière de développement durable pour le 21ème siècle.Ce programme est décliné au niveau local autour de projets de développement durable d’un territoire. Cette démarche est alors initiée par une collectivité locale et conduite par la population est les acteurs locaux. Tous les échelons territoriaux peuvent mettre en œuvre un agenda 21 : communes, régions, villages, intercommunalités, parcs naturels, départements.

Un projet territorial de développement durable doit reposer sur 5 finalités essentielles :

  • lutte contre le changement climatique
  • préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources
  • cohésion sociale et solidarité entre territoires et générations
  • épanouissement des êtres humains et qualité de vie
  • dynamique de développement suivant les modes de production et de consommation responsables.

C’est dans ce dernier objectif que les démarches de rationalisation des outils d’impression et de mise en place de bonnes pratiques d’impression prennent place.

En effet ces projets fonctionnent naturellement sur les 5 éléments de démarche préconisés pour un agenda 21 :

  • Participation des acteurs : ces projets nécessitent l’implication des personnels mais aussi de la population (nouveaux usages en libre service, dématérialisation de certains documents) et des fournisseurs (nouveaux parcs, nouveaux engagements de services).
  • Organisation du pilotage : les projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression nécessitent et incluent la mise en place de comités de pilotage réguliers
  • Transversalité des approches : ces projets impliquent une réflexion combinée sur les usages, les achats, l’informatique, les moyens généraux, la circulation de l’information, l’accompagnement des utilisateurs…
  • Évaluation partagée : l’évaluation des résultats de ces projets est menée en interne mais aussi chez les partenaires et doit être diffusée pour accompagner les personnels dans leurs efforts
  • Stratégie d’amélioration continue : l’un des objectifs principaux de la mise en place de comités de pilotage est de prendre en compte les évolutions et d’y apporter une réponse sans attendre la fin d’un éventuel marché.

La nouvelle stratégie nationale de développement durable 2010-2013 s’est fixé comme objectif de parvenir à 1 000 Agendas 21 d’ici fin 2013 soit un doublement de l’objectif de la première qui était de 500 en 5 ans (objectif dépassé puisqu’en 2008 on dénombrait près de 600 projets). C’est dire l’importance de ces démarches dans les futurs projets des collectivités locales.

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Maximilien.fr : pour rapprocher entreprises et collectivités

novembre 29th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
nov, 29 2012
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Avant son lancement fin 2012, le portail commun des marchés publics franciliens est à découvrir dans une version de présentation.

Aujourd’hui, une entreprise doit avoir l’œil sur tout pour trouver des contrats publics. Ces derniers sont matérialisés sous la forme d’épais dossiers constitués par les collectivités. L’association Maximilien, qui regroupe neuf membres fondateurs, propose de centraliser l’offre et la demande faites en Île-de-France et de les simplifier via un site Internet : Maximilien.fr.

« Nous avons mis en ligne un site d’attente début juin, explique Fleur Jourdan, directrice générale adjointe aux Affaires juridiques, marchés, qualité. Le site définitif sera disponible fin 2012, avec des applications pour smartphones et tablettes. »

Environ 1.000 adhérents en 6 ans

D’ici à 2019, les quelque 1.000 collectivités publiques franciliennes pourraient adhérer à Maximilien pour présenter leurs besoins, mais aussi bénéficier d’autres fonctionnalités. Fini les dossiers, place à la dématérialisation : les contrats seront sous la forme de cases à compléter comme une feuille d’impôts. Un coffre-fort électronique sera à leur disposition pour rassembler toutes les réponses. « Maximilien est aussi mené dans un souci d’aménagement numérique du territoire et d’une démarche d’achat éthique et responsable », précise Fleur Jourdan. Une plate-forme collaborative sera mise en place afin que les collectivités puissent intervenir sur les bonnes pratiques en matière d’achat. Elles pourront par exemple regrouper leurs besoins. Grâce à la mutualisation, une cotisation reposant sur la solidarité entre collectivités de taille importante et celles de taille modeste facilitera l’adhésion du plus grand nombre pour une réduction effective de la fracture numérique.

L’accès aux marchés publics pour tous

Du côté des entreprises, l’inscription mettra en place un système d’alerte qui les préviendra de la mise en ligne d’un nouveau marché. Pour les échanges, une bourse à la sous-traitance sera lancée. L’accès à plate-forme sera gratuite et ouverte à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Maximilien est une initiative de la Région à la suite d’un constat qu’évoque Michèle Sabban, présidente de l’association : « Cette démarche doit faire face à deux difficultés : celle des entreprises, notamment les TPE-PME, à accéder aux marchés publics ; et celle des acheteurs publics à concilier respect de la réglementation et efficacité des achats. Et ce alors que les marchés publics représentent 10 % du PIB et que l’e-administration devait se développer. »

* Les membres fondateurs de Maximilien : la Région Île-de-France, les départements de Seine-et-Marne, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et du Val d’Oise, la Communauté d’agglomération de Plaine Commune et la Ville d’Aubervilliers.

Sources : le Portail du Conseil régional

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Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers
nov, 08 2012
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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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octobre 25th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 25 2012
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Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

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