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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les bonnes résolutions de la rentrée

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conso papier

Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

  • Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
  • Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
  • Réduisez les marges par défaut de vos documents.
  • N’imprimez plus vos mails.
  • Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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Polices et consommation d’encre

 

 

 

Prévention des déchets de bureau

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papier4La meilleure prévention des déchets de bureau liés aux impressions est de réduire le nombre de pages imprimées. Dit comme ça, c’est une évidence. Dans la pratique, cela exige de combiner plusieurs actions.

Dans son Guide pour l’éco-responsabilité, l’Ademe fait un zoom particulier sur le papier et les impressions.

Il y est notamment question de l’impact du choix des équipements. Ainsi, les imprimantes laser sont à privilégier en portant une attention particulière aux fonctionnalités telles que le recto-verso, l’impression brouillon, l’impression de plusieurs documents par page… La possibilité d’utiliser des toners de grande capacité peut également être un critère car elle permet de jeter moins de cartouches vides et représente souvent des économies budgétaires non négligeables.

Autre piste de réflexion : les pratiques d’impression. Nous en avons déjà traité à plusieurs reprises mais il ne semble pas inutile de rappeler que la réduction des marges, de la taille des polices, l’impression en recto-verso, l’aperçu avant impression sont autant de sources de diminution de la consommation de papier .

La gestion de l’approvisionnement en papier est également cité par l’Ademe comme facteur d’économies de papier.

Sources : Ademe

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Conibi et Relay

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CARTOUCHES ENCRE 2   Alors que je m’apprêtais à rédiger un article sur Conibi, j’ai consulté les archives de ce blog et j’ai constaté que j’en     avais parlé en mai 2014. Coïncidence troublante et drôle. Espérons que ce sujet ne deviendra pas le monstre du Loch Ness de notre publication.

L’article précédent était destiné à vous faire connaître cet acteur majeur de la récupération de consommables usagés. cette fois, il s’agit de mettre en avant une initiative de Conibi à destination des PME et TPE. En effet, très souvent ces structures n’ont pas suffisamment de consommables à jeter pour remplir une Ecobox par an. Le système classique de Conibi ne fonctionne donc pas. Pourtant, il faut bien s’en débarrasser et sans les jeter avec les ordures ménagères si possible !

Grâce à un partenariat avec Mondial Relay (spécialiste du retrait de colis pour les particuliers), Conibi propose à ces « petits » consommateurs de déposer leurs consommables dans les commerces de proximité membres du réseau Mondial Relay. Il suffit de les emballer (emballage d’origine ou autres), d’y apposer l’étiquette que vous aurez imprimée à partir de votre espace client sur le site Conibi et de choisir le Point Relais® le plus proche ou avec les horaires d’ouverture les plus pratiques.

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Conibi

Cartouches d’encre à jeter

Collecte de cartouches à la Poste

Polices et consommation d’encre

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ecofont4   Nous avions déjà abordé ce sujet avec la police Ecofont qui vous permet d’économiser 20 % d’encre par rapport à    une police classique. Que l’on soit dans une démarche d’économies budgétaires ou de développement durable (ou les 2), économiser l’encre se révèle relativement facile et rapide : il suffit de changer de police d’impression.

Ceux qui nous suivent et auront tenté le quiz pratiques d’impression savent qu’il est préférable d’utiliser une taille de police de 11 qui ne nuit pas à la lisibilité et permet de limiter la consommation d’encre mais aussi de papier.

L’encre étant une denrée excessivement chère (plus chère que certains parfums de luxe), limiter sa consommation génère immédiatement de substantielles économies. Un jeune américain a ainsi mesuré qu’en utilisant la police Garamond à la place de Times New Roman (police par défaut de Word avant Calibri), l’État américain pourrait économiser environ 400 millions de dollars en économisant 24 % d’encre. Certes la police Garamond est plus petite que les autres mais pour la plupart des documents professionnels, elle est tout à fait lisible.

Ce changement de pratiques peut facilement être mis en place et peut servir de tremplin vers des pratiques encore plus économes en encre. En effet, quelle que soit la police utilisée, la plus grande économie d’encre que nous puissions faire reste de limiter nos impressions. Vos utilisateurs accepteront plus facilement de changer de police que de ne plus imprimer leurs mails ,…. dans un 1er temps…

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Infogérance d’impression à la carte

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Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Bonnes pratiques d’impression

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Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

  • impression en recto-verso
  • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
  • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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Classification environnementale des papiers

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Les labels et autres certificats ornent nos ramettes de papier mais comment s’y retrouver et choisir en toute connaissance de cause ? Ainsi, le terme papier recyclé regroupe des réalités bien différentes :  il faut distinguer les 100 % recyclés de ceux qui mixent fibres recyclées et fibres neuves.  De plus les fibres recyclées peuvent provenir de papier recyclé après utilisation ou pré-utilisation (chutes).

WWF propose une classification environnementale des papiers de 1 à 5 étoiles (5 étoiles étant le meilleur niveau). les critères de notation sont basés sur l’origine des fibres et les procédés de fabrication.

Par exemple, les papiers  recyclés portant les labels :

obtiennent 4 étoiles.

Des papiers portant des labels classés 3 étoiles ou plus présentent des solides garanties  quant à la provenance des fi bres utilisées. Ils sont considérés par le WWF comme des papiers responsables, d’autant plus s’ils sont associés à des efforts sur les impacts au niveau du processus de fabrication.
Ces efforts peuvent être vérifiés sur le site checkyourpaper. Sur ce site, au-delà de 70/100 , le papier est dit responsable et garantit un impact environnemental réduit et maitrisé depuis la forêt jusqu’à la fin du processus de fabrication.
Même si le processus de fabrication est la partie du cycle de vie du papier qui a le plus de répercussions environnementales, il faut également viser la réduction des impacts au niveau de ses usages (impression ou consommation).
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Cartouches d’encre à jeter

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Selon le cabinet GfK,  77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner ont été vendues en France en 2010.  Selon les études, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques seulement sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

En matière de recyclage, il y a un fossé entre le monde de l’impression laser (principalement en entreprise) et celui de l’impression jet d’encre (à domicile). En effet, les 2/3 des 11 millions de toners laser vendus chaque année en France sont collectés, contre à peine 1/3 des 70 millions de cartouches jet d’encre le sont. Les autres finissent donc à la poubelle au milieu des autres déchets ménagers.

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch (collectif de fabricants qui représentent plus de 80 % du volume de cartouches vendues sur le marché français), 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. D’ailleurs les grandes marques d’imprimantes organisent bel et bien la collecte et le recyclage, mais, ces activités restent méconnues du grand public. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures destinées à informer.

Sources : green IT

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Le recyclage des consommables d’impression

Connaissez-vous ASSPI ?

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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Et de 4…

A propos

Indépendance du consultant ?

Collecte des consommables usagés

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Les solutions ne manquent pas pour assurer la collecte des consommables usagés dans les organisations.

On nous annonce simplicité et gratuité à tous les étages et pourtant…c’est justement dans les étages et les sites distants que les choses se gâtent.

En effet, la plupart des solutions consistent à mettre à disposition des boîtes de récupération (appelées communément BOX) qui seront collectées à la demande dès qu’elles seront pleines. Mais les prestataires ne mettront pas une boîte dans chaque bureau.

Donc, 1ère interrogation : où les placer ?
Si votre organisation n’est implantée que sur un site, la difficulté est limitée. Il ne faudra cependant pas négliger la communication aux utilisateurs : où sont les box (accueil, courrier, 1 par étage,…), que collectent-elles (encres, toners, tambours,…), que ne collectent-elles pas (certaines marques, certains kits,…), faut-il emballer les cartouches , Que faire quand la boîte est pleine,… De plus, même si la prise de conscience de la nécessité de gérer les déchets se généralise, elle n’est pas encore universelle. Il faudra donc convaincre les récalcitrants : communiquer sur ce que deviennent les cartouches collectées, sur la pollution générée par celles qui sont jetées dans les ordures ménagères, diffuser une description précise de ce qui est attendu des utilisateurs,…
Mais si votre organisation est multi sites, la mise en place de cette collecte pourrait bien se compliquer. Par exemple, dans le cas des mairies, les prestataires n’accepteront pas de positionner une box par site. Le service est gratuit parce qu’il fonctionne sur un modèle économique rigoureux. Positionner une box dans une crèche au motif que l’équipe dispose d’un petit multifonction revient à l’immobiliser pour au moins 10 ans et ne permettra pas le recyclage réel de ces consommables. Il faudra donc étudier les lieux de collectes les plus pertinents (géographiquement, du point de vue organisationnel) et la communication devra prévoir et proposer aux utilisateurs des circuits simples. Exemple : toutes les structures de la petite enfance se réunissant 1 fois par mois à l’Hôtel de Ville, vous profiterez de ce déplacement pour amener vos cartouches vides dans la box qui se trouve à l’atelier de reprographie.

2ème interrogation : qui gère les relations avec le prestataire ?
Qui choisit la solution : l’informatique qui s’occupe des imprimantes ou les services généraux qui s’occupent des copieurs ? Qui appellera pour faire retirer les box pleines : les services où elles sont placées, l’atelier de reprographie, le service chargé du développement durable,…?

Ces aspects sont souvent négligés parce que l’urgence est de mettre en place un parc de systèmes d’impression et que la collecte des consommables paraît secondaire. De plus, comme les solutions sont réputées simples, on ne voit pas la nécessité de s’en soucier. Pourtant, de nombreuses organisations disposent de box… vides et ne savent pas que leurs cartouches d’imprimantes et de copieurs partent dans les corbeilles de bureau, puis dans la collecte d’ordures ménagères.

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