ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Audit et budget

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argentEn cette période de coupes budgétaires, notamment dans les collectivités territoriales, « se payer » un audit neutre et objectif devient difficile.

Certains pourront alors être tentés de succomber aux sirènes des acteurs du marchés des systèmes d’impression qui vous promettent un audit gratuit. Au risque de se répéter, nous continuons à affirmer que ces « audits » ne sont pas gages d’économies et de productivité pour l’audité mais pour l’auditeur.

D’autres choisiront ou seront contraints de mener le projet de renouvellement du parc de systèmes d’impression avec les ressources internes. Nous savons tous que cela se traduit très souvent par un renouvellement de 1 pour 1  par manque de temps dans la définition des besoins et par manque d’expertise sur ce sujet particulier.

Pourtant, l’optimisation des impressions est un moyen avéré de générer des économies substantielles et durables sur les budgets de fonctionnement.

Pour concilier vos contraintes budgétaires et l’optimisation de vos moyens d’impression, ASSPI vous propose une prestation d’accompagnement à l’audit. Il s’agit de vous transférer nos compétences et savoirs faire pour que vous puissiez mener à bien la définition des besoins et l’établissement de  la politique d’impression et de vous accompagner dans les étapes de la consultations des entreprises qui suivra (création des outils de réponse technique, des outils de mesure de critères de notation, conseils et relecture,…).

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asspi_reduc1Quelles différences entre ASSPI intégrée dans une Coopérative d’activités et d’emplois et un cabinet de consultants ?
Pour les organisations qui font appel à nous les différences sont significatives.
Tout d’abord, cette forme de structure vous garantit notre indépendance vis-à-vis des fournisseurs de matériels d’impression. En effet, nous ne pouvons avoir d’autres actionnaires que des salariés de la coopérative et nous ne pouvons toucher de rétro commissions en tant qu’apporteurs d’affaires. Soyons honnêtes, cette garantie peut vous être apportée par certains cabinets, mais ils sont rares.
Ensuite, le choix de construire une entreprise partagée au sein d’une coopérative est un fort indicateur de notre volonté de promouvoir la coopération, la mutualisation plutôt que la compétition. Or, dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression c’est bien la mutualisation des moyens qui est en jeu et si l’utilisateur est au cœur de vos préoccupations, nous avons une vraie valeur ajoutée à vous apporter.
Dans un cabinet de consultants, l’objectif est la rentabilité et elle passe par l’optimisation du temps des consultants. Quand il s’agit d’un cabinet qui marche, les délais de démarrage des projets sont donc longs et quand il s’agit d’un cabinet qui ne marche pas, il est utile de se demander pourquoi ils sont si disponibles. De plus, les réaménagements de plannings sont compliqués et vos contraintes et imprévus se heurtent à la rigueur de leur organisation interne. Dans notre organisation, l’objectif est la pérennité de nos activités. Chaque associé, chaque salarié a de multiples activités (ainsi je suis consultante expert en systèmes d’impression, formatrice en marchés publics et formatrice en vente pour des apprentis). Sur les 800 salariés de Coopaname, il est facile de trouver quelqu’un qui sera disponible pour participer à des inventaires sur sites. Sur les 30 associés avec qui j’ai l’habitude de collaborer et qui ont de l’expérience, il est facile de trouver des disponibilités pour un plan de communication, des séances de formation, l’animation de réunions… Cette souplesse vous garantit que les plannings prévisionnels que nous établissons sont fiables et que nous nous adapterons à vos rythmes.
Enfin, en nous confiant vos projets, vous participez à la promotion d’une nouvelle forme d’entreprise : une entreprise partagée par des experts de divers domaines (du paysagiste au designer Web) qui collaborent pour mettre à votre disposition des ressources dont vous ne disposez pas en interne.

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Expression des besoins

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auditDans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Le mémoire technique du consultant

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avancerJe rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs  intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

  • La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
  • La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

 

Pourquoi ASSPI ?

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asspi_reduc1  Signe que l’optimisation des systèmes d’impression est vraiment un sujet important pour les organisations, de nombreuses structures se créent pour répondre à ce besoin. Elles n’ont pas toutes la même offre.

Certaines sont des généralistes de la réduction de coûts qui voient dans le budget impression un nouveau filon à exploiter après la téléphonie ou les parcs automobiles. Elles appliquent des grilles et des méthodes toutes faites sans vraiment maîtriser les spécificités du monde de l’impression. Leur proposition qui générera l »économie la plus importante (et la meilleure rémunération qu’elles puissent obtenir aux résultats) est de ne doter vos utilisateurs que d’un multifonction par service ou par étage, de tirer sur les prix de maintenance au risque que le prestataire ne se rattrape sur la qualité, de gonfler l’évaluation de vos budgets de départ.

Certaines sont à la fois juges et parties. Elles se proposent d’auditer votre situation actuelle, de vous faire des préconisations pour l’améliorer et… de vous vendre les produits et services qui correspondent à leurs conseils. C’est la cas des fabricants et distributeurs de matériels d’impression (y compris les grossistes et certaines centrales d’achat) mais c’est aussi le cas des distributeurs de solutions logicielles destinées à la gestion des impressions. Leur proposition est souvent tentante car l’audit est « gratuit ». Personnellement, je ne connais pas d’entreprise qui puisse mettre à votre disposition plusieurs consultants pendant plusieurs jours sans pouvoir compenser les coûts générés par une source de revenus.

Certaines se présentent comme indépendantes, semblent ne rien n’avoir à vous vendre d’autre que leur expertise. En réalité, elles ont une double activité : prestataire de services et de conseils auprès des organisations clientes et apporteurs d’affaires auprès des fournisseurs. Elles font en quelque sorte le pont entre l’offre et la demande en appliquant un péage de chaque côté. Cette double face est parfois plus subtile et sans être directement rémunérées par les fournisseurs pour les affaires qu’elles apportent, elles sont des filiales très rentables (et très bien cachées) de ces mêmes fournisseurs qui ainsi diversifient leurs activités et sécurisent leurs débouchés.

Enfin certaines sont réellement indépendantes et expertes en la matière, c’est le cas de ASSPI et de certaines de ses consœurs. Vous l’avez compris, seules ses structures vous garantissent des conseils objectifs, dans l’intérêt de votre organisation et qui seront réellement applicables dans la durée. Assurez-vous que vous comparez bien des offres équivalentes et loyales avant de choisir celui ou celle qui vous accompagnera vers un parc de systèmes d’impression maîtrisés.

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Infogérance d’impression à la carte

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Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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Et de 4…

A propos

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Régulièrement nous revenons sur un sujet qui nous tient à cœur : l’indépendance du consultant.

Pour atteindre ses objectifs d’économie sur les budgets d’impression, une organisation peut soit s’appuyer sur sa propre connaissance du marché en réalisant un appel d’offres , soit déléguer cette prestation à un consultant qui se rémunèrera soit sur les économies générées soit sur la base d’un forfait soit un  mélange des deux.

Dans tous les cas, les missions du consultant sont de fournir une photographie précise de la situation existante, de préconiser des évolutions, de rédiger un cahier des charges issu des besoins du client et de ses choix stratégiques et d’accompagner le client dans la négociation. Au final, c’est le client qui décide avec quel partenaire et selon quelles conditions il souhaite travailler. C’est ma vision de mon métier.

Mais, il existe d’autres « visions ». Il s’agit en fait de courtiers qui représentent deux à trois fournisseurs et qui prétendent apporter aussi ce rôle de conseil. Mais, dans ce cas là, il est rémunéré par le prestataire choisi. Et, il est d’autant plus rémunéré, qu’il vend plus de produits et plus cher et qu’ il atteint un volume de chiffre d’affaires avec ce prestataire.  Il ne s’agit donc plus de conseil mais de vente. Or, ces courtiers se font passer pour des consultants en vous facturant leurs prestations. Ils sont ainsi rémunérés des 2 côtés et peuvent afficher des prix d’audit défiant toute concurrence.

Il est vraiment primordial d’exiger de votre consultant la garantie de son indépendance et qu’il s’engage à ne pas être rémunéré par un des prestataires pouvant répondre à la consultation.

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1 Commentaire »

Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

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Au fil des années, les processus de décision et les procédures de mise en œuvre des projets ne cessent de se complexifier : le besoin d’assistance auprès des maîtres d’ouvrage pour la conduite de leurs projets locaux s’exprime de plus en plus. Les préoccupations principales sont celles de la réalisation de diagnostics, la définition des besoins, d’analyse de faisabilité, le choix des modalités de mise en œuvre, l’accompagnement face au changement.

De nombreux besoins d’assistance se révèlent par la difficulté des acteurs à formuler leurs attentes.

Le besoin d’assistance le plus stratégique concerne l’amont des projets, au moment où les orientations à retenir sont encore en discussion. Il est ressenti comme particulièrement important pour tout projet susceptible de générer des impacts à des échelles plus larges et avoir des conséquences en termes d’usage, de qualité et d’image.

Une meilleure définition des programmes est une condition fondamentale de la réussite des projets. Elle doit aussi permettre d’optimiser le travail de la maîtrise d’œuvre.

Plus précisément, l’assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression permet :

  • d’avoir une vision exhaustive de la situation de départ : coûts, insatisfactions, déviances, usages…
  • d’évaluer les besoins à partir de points de référence : comparaison avec des organisations similaires, relativité de l' »indispensable »…
  • de traduire ces besoins en fonctionnalités : quelles solutions possibles ?
  • d’avoir la parole d’un tiers : elle est souvent plus écoutée et permet de faire passer des messages inaudibles en interne…

ASSPI vous accompagne dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression. Nos prestations sont modulables : du diagnostic de la situation actuelle jusqu’à l’accompagnement lors du déploiement du parc en passant par les préconisations et la rédaction des documents de la consultation. Nos consultants sont à l’écoute de vos utilisateurs, de vos équipes, de vos besoins et de vos priorités. Ils mettent leur expérience et leurs compétences au service de vos objectifs. Ils s’adaptent à vos méthodes et vos impératifs.

Sources : ingénierie publique développer les missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

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