ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Assistance pour consultation

septembre 22nd, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
sept, 22 2014
Ajouter un commentaire »

Les organisations publiques sont familières du recours à l’assistance pour leurs consultations des entreprises. On parle d’AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage).

Les organisations privées y ont moins recours , et pourtant, …

Nous en parlions la semaine dernière, la consultation régulière des prestataires en matière de systèmes d’impression est indispensable. Mais, elle exige 2 éléments dont vos équipes internes sont très souvent dépourvues : du temps et de l’expertise.

En effet, la consultation des fournisseurs de systèmes d’impression entre de plus en plus souvent dans les attributions des directions informatiques. Or, ces équipes sont chroniquement en manque de temps (un projet urgentissime se superpose à un projet urgent) et les systèmes d’impression sont un sujet qui les intéresse peu et pour lequel leur expertise informatique leur est finalement assez peu utile.

Or, en vous faisant accompagner par un expert externe (indépendant des fournisseurs si possible car vous connaissez notre conviction que l’indépendance est gage de qualité et de fiabilité), vous limitez la charge de vos équipes. En effet, votre pilote interne sera mobilisé en tout et pour tout 1/2 journée au démarrage pour se mettre d’accord sur l’objet de la consultation puis lors de 2 réunions de 2 heures maxi pour la validation du cahier des charges et la présentation de l’analyse des offres et enfin 1/2 journée pour la phase de négociation soit 1 jour et demi. Combien de temps lui faudra-t-il pour tout faire lui-même ?

En étant accompagné par un expert externe, vous vous assurez de choisir en toutes connaissances de cause votre futur fournisseur de systèmes d’impression, qui le sera pour 3, 4 ou 5 ans. En effet, il sait ce qu’il est important de comparer, ce dont il faut absolument s’assurer, ce qu’il ne faut surtout pas accepter, ce qui est négociable. Il sait lire entre les lignes des propositions pour vous en présenter une synthèse éclairée.

L’assistance à consultation vous permet donc de faire des économies sur 2 plans : le salaire de vos collaborateurs qui seraient mobilisés sur la consultation pour de longues journées et l’assurance d’obtenir la meilleure offre financière par rapport à vos besoins réels.

N’hésitez pas à nous demander un devis et vous pourrez constater que le retour sur investissement de l’assistance à consultation est immédiat.

A lire aussi

Consultation pour parcs d’impression

Les enjeux de l’AMO

Achat ou location pour les systèmes d’impression ?

, , , , ,
Dossier complet

Consultation pour parcs de systèmes d’impression

septembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
sept, 15 2014
Ajouter un commentaire »

Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

A lire aussi

Critères de choix pour prestataire de services d’impression

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Consulter les fournisseurs de systèmes d’impression

, , , ,
Dossier complet

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

février 14th, 2013 Posted in Marchés Publics
fév, 14 2013
Ajouter un commentaire »

Quelque soit le type d’appel d’offres (MAPA, consultation, AO ouvert…), ce qui caractérise l’achat public, c’est l’établissement de règles à respecter pour devenir un fournisseur potentiel.

La candidature est plus ou moins formalisée et le fait de respecter ce formalisme est un premier indicateur de votre capacité à travailler avec l’administration.

Si vous ne respectez pas ces règles, même si vous faites la meilleure proposition du monde, vous serez écarté!

Voici  six recommandations qu’il faut absolument intégrer si vous voulez accéder au monde du public:

  • Tu fourniras les papiers que l’on te demande (il n’est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d’offres) de fournir sans sourciller et dans les délais qu’on t’impose
  • Tu signeras à la main [ou via une plate forme de dématérialisation] les papiers  que l’on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé « acte d’engagement »)
  • Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé ( si l’on demande de disposer de 3 techniciens, tu devras disposer d’au moins 3 techniciens, si l’on demande une baguette de pain blanche, tu en proposeras une blanche et, si les variantes sont autorisées tu pourras proposer une baguette de pain complet…)
  • Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier)
  • Pour gagner, tu utiliseras les critères que l’on t’a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher )
  • Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent  dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n’est que partiellement vrai: chaque appel d’offre est différent, tu devras donc t’adapter à ce qui est demandé et non demander à l’administration de s’adapter à ce que tu proposes

A lire aussi

Organiser la rédaction du mémoire technique

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

, , , , , , ,
Dossier complet

Consulter les fournisseurs de copieurs

mai 7th, 2012 Posted in Divers, Spécial PME-TPE
mai, 07 2012
Ajouter un commentaire »

Quand il s’agit de renouveler le parc de copieurs de l’entreprise, les PME  sont très souvent dépourvues.

Elles manquent de compétences techniques (quelles caractéristiques demander, quelles fonctionnalités seraient un plus, quel dimensionnement de parc, de matériels, quels services et quels niveaux de service exiger…).

Elles manquent de ressources hommes : rédiger un cahier des charges, dépouiller les réponses hétérogènes, les décoder, recevoir les prestataires potentiels, puis les prestataires pressentis, …. Toutes ces tâches incontournables prennent beaucoup de temps, à plusieurs personnes.

Les contrats de location et de maintenance sont souvent des trésors de clauses obscures, d’exclusions imprécises, d’engagements très limités du fournisseur. Ainsi, résilier le contrat en cours ou le faire évoluer devient vite un case tête qui amènent de nombreuses PME à poursuivre leur « partenariat » avec les prestataire en place.

Les organisations publiques font de plus en plus appel à de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mener à bien leurs consultations.
Les grandes entreprises ont des services et des collaborateurs dédiés à ces missions ou font aussi appel à des experts externes.

La rémunération d’un consultant qui mène la consultation (rédaction des documents, dépouillement, entretiens et remise d’un rapport de comparaison des offres) est largement amortie par l‘économie de temps passé et l‘économie budgétaire générée par un meilleur achat.

Nous vous accompagnons en toute indépendance des fournisseurs potentiels, en tenant compte des critères qui sont importants pour vous et votre organisation.

Pour plus d’information, contactez-nous.

A lire aussi

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

Réduire ses coûts d’impression dans les PME

, , , , , , , ,
Dossier complet