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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Dématérialisation

mars 16th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 16 2015
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Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

  • La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
  • La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

  • Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
  • Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
  • Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
  • Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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Marchés publics et dématérialisation

mars 5th, 2015 Posted in Marchés Publics
mar, 05 2015
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Depuis une quinzaine d’années, l’État encourage les administrations à dématérialiser leurs achats. Les objectifs sont clairs : réduire les consommations de papier, faciliter les les échanges avec les entreprise, accroître la visibilité des consultations et alléger la charge de travail des personnels chargés des marchés publics.

Ainsi, la publication en ligne des DCE s’est généralisée depuis 2005. La réponse dématérialisée peut être imposée et ne peut plus être refusée pour les marchés supérieurs à 90 000 €.

Cette dématérialisation a de nombreux avantages pour les 2 parties :

  • Sécurisation des envois de documents
  • Économies pour les entreprises qui n’ont plus à imprimer les documents
  • Gains de temps pour les 2 parties
  • Meilleure visibilité et donc augmentation du nombre de candidats…

Pourtant, cette dématérialisation peine à se généraliser. En effet, elle nécessite une réelle réorganisation pour celui qui consulte (mise en ligne, réception électroniques des offres,…) et pour celui qui répond (refonte des documents, flux d’informations, signature électronique…).

De plus, la diversité des plateformes (leur complexité) reste un frein conséquent pour les entreprises.

Je terminerai par cette question : la dématérialisation des marchés publics atteint-elle son objectif de réduction de la consommation papier ? Pour les entreprises qui la pratiquent incontestablement oui. Mais pour les administrations qui rematérialisent les réponses pour analyse ?

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Plateformes de dématérialisation

mars 2nd, 2015 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
mar, 02 2015
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Vous le savez, les multifonctions ne sont pas de simples copieurs qui impriment. Ils sont devenus des maillons importants de la chaîne documentaire. Ainsi les MFP peuvent devenir de véritables plateformes de dématérialisation.

Les multifonctions intelligents permettent de capturer des documents et de commencer leur traitement. Ainsi grâce à l’écran tactile, ils permettent l’indexation des documents sur la base de mots clés ou de références. Ils intègrent la reconnaissance de texte. Ils vont permettre de façon simple de diriger les documents numérisés vers des répertoires partagés. Grâce à des passerelles (connecteurs), ils vont permettre d’intégrer directement les documents dans les applications centrales (CRM, comptabilité,…).

Ces fonctionnalités sont de plus en plus simples d’accès puisque la personnalisation des écrans des multifonctions permet de créer des boutons pour chaque profil d’usage : le click sur un bouton permet de scanner dans un format défini, vers une destination définie. Ainsi, le service clients peut numériser les courriers entrants en un click sur le bouton qui lui est dédié. Les documents seront traités et intégrés dans le logiciel de gestion de la relation client rapidement, facilement  et en toute sécurité.

Ces multifonctions en mode distribué permettent d’optimiser à la fois l’espace et les coûts associés.

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Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

octobre 2nd, 2014 Posted in Marchés Publics
oct, 02 2014
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En juin, le Ministre des Finances et des Comptes Publics a présenté une ordonnance préparant la dématérialisation progressive des flux de facturation entre les acteurs de la commande publique et leurs fournisseurs.

Au-delà de l’aspect environnemental (elle supprimera l’édition et l’envoi de 95 millions de factures papier) , cette mesure génèrera des économies substantielles pour les administrations et pour les entreprises. En effet, une facture papier coûte environ 13 € à celui qui la reçoit et 8 € à celui qui l’envoie alors que la facture dématérialisée ne coûte que 7,5 € à celui qui la traite et 5 € à celui qui l’émet.

Le traitement des factures dématérialisées pourra bénéficier d’une solution technique mutualisée proposée par l’État et qui pourra être utilisée par les administrations et par les entreprises.

Ce changement devrait intervenir à compter de janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques et s’étaler jusqu’en janvier 2010 pour les plus petites entreprises.

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

mars 24th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 24 2014
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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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La dématérialisation des marchés publics vue par les entreprises

octobre 10th, 2013 Posted in Marchés Publics
oct, 10 2013
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La dématérialisation des marchés publics touche plusieurs aspects de ces procédures.

Ainsi, de très nombreuses entreprises consultent les annonces via Internet. De même, elles sont très nombreuses à consulter et obtenir les dossiers de consultation au format numérique. Ces pratiques en amont de la réponse largement adoptées par les entreprises quelle que soit leur taille prouvent leur intérêt pour la dématérialisation.

Par contre, quand il s’agit de déposer son offre et sa candidature, la dématérialisation est beaucoup moins répandue. Certes de nombreuses entreprises ont répondu au moins une fois via des plateformes de dématérialisation mais elles continuent à répondre au format au papier.

Deux des principaux freins évoqués sont l’hétérogénéité des plateformes et leur ergonomie. Ces 2 facteurs ajoutent en effet de la complexité à une procédure qui était déjà perçue comme complexe quand il s’agissait de constituer 2 enveloppes papier avec les bons documents.

Enfin, l’obtention d’un certificat électronique indispensable pour signer son offre est également perçue comme un frein. En effet, elle apparaît comme une procédure complexe pour laquelle les prestataires informent peu et qui demande du temps car les délais d’obtention sont longs.

Il reste donc fort à faire pour que les entreprises puissent réellement bénéficier des avantages de la dématérialisation des appels d’offres.

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Certificat de signature électronique

janvier 31st, 2013 Posted in Marchés Publics
jan, 31 2013
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Pour pouvoir répondre à un appel d’offres public sous forme dématérialisée, il vous faut un certificat de signature électronique.

En effet, lorsque vous répondez en format papier, seule une personne habilitée à engager l’entreprise peut signer les documents. Il en est de même pour les réponses dématérialisées : la signature électronique est la carte d’identité électronique d’un représentant légal de l’entreprise. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Une signature manuscrite scannée n’a pas la valeur juridique d’un original.

Au niveau du candidat, la signature électronique comprend un certificat électronique et un logiciel de signature qui permet d’apposer la signature.
– Le certificat électronique de signature garantit :  l’identité de son titulaire, personne physique, représentant légal de l’entreprise ; la protection de l’intégrité des documents transmis ; l’impossibilité de renier sa signature (principe de non répudiation).
– le logiciel de signature, ou « outil de signature » permet d’apposer électroniquement sa signature.

Un arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics autorise les signataires à utiliser le certificat et la
signature de leur choix, sous réserve de leur conformité aux normes du RGS et du RGI.

Il existe trois types de support admis :
• la clé USB ;
• la carte à puce ;
• le logiciel (stockage sur le disque dur d’un ordinateur).

A NOTER : Le stockage sur support physique (clé USB) permet de diminuer les risques d’utilisation détournée, contrairement au logiciel installé
sur l’ordinateur.

Pour obtenir ce certificat, il vous suivre les étapes suivantes :

  • Etape 1 : le demandeur (futur titulaire) doit disposer du matériel informatique adéquat et d’une adresse mail valide afin d’envoyer sa demande à l’Autorité de certification.
  • Etape 2 : le demandeur effectue sa demande de certificat sur le site internet de l’autorité de certification. Les pièces justificatives à fournir sont énumérées sur le site.
  • Etape 3 : le demandeur envoie les pièces justificatives requises à l’Autorité d’enregistrement et prend rendez-vous auprès de celle-ci pour le retrait du certificat.
  • Etape 4 : le demandeur retire son certificat auprès de l’Autorité d’enregistrement. L’identification du titulaire est faite en « face à face » (production des pièces justificatives indiquées à l’étape 2).

A NOTER : Le demandeur (ou futur titulaire) doit se déplacer en personne auprès de l’Autorité d’enregistrement.
Il faut compter en pratique 15 jours à 1 mois pour obtenir un certificat de signature (attention à anticiper les périodes de vacances et les délégations
de pouvoirs).

Sources : Guide de la dématérialisation du MEDEF

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