Le secteur d’output management s’est radicalement transformé ces dernières décennies, notamment en raison de l’importance croissante des documents électroniques, or ce changement ne cesse de continuer. Les utilisateurs mais aussi les fournisseurs sont confrontés à la complexité et donc aussi à la confusion toujours plus grandes du marché. Par conséquent, la définition d’output management varie aussi très fortement. En fonction de la spécialité, du secteur d’activité et des responsabilités, certaines parties du processus global sont souvent considérées comme partie intégrante de l’output management, par exemple la gestion centralisée des imprimantes grâce à un logiciel unique.
La notion d’ « output management » comprend au contraire le déroulement global commençant par la création d’un document à partir des contenus disponibles dans les différents systèmes d’entrée, passant par le traitement complet et finissant par la transmission aux destinataires souhaités ou par l’archivage dans l’archive souhaitée. L’output management consiste donc à optimiser ce processus global par rapport au temps, à la qualité et notamment aux coûts.
Dans le domaine du traitement, outre les processus de traitement s’appuyant sur les documents et l’envoi, on inclut aussi la commande de tous les appareils associés au processus, par exemple les imprimantes, les machines de mise sous pli, etc. De surcroît, l’attention est portée sur la surveillance complète des différentes étapes partielles mais aussi sur un concept pour intercepter des erreurs ou prendre des mesures appropriées en cas d’erreur.
L’output management semble une solution intéressante notamment parce que l’utilisation de documents sans papier, par ex. factures au format PDF envoyées par e-mail, apparaît de plus en plus comme une alternative rapide et économique par rapport au document papier classique. De plus, le respect de conventions et normes spéciales, telles que l’observation des normes PDF/A pour la création de documents électroniques destinés à un archivage de longue durée, revêt une importance toute particulière.
Source : Compart
A lire aussi
Optimiser ses outils d’impression
Modes opératoires du parc de systèmes d’impression
Auditer pour rationaliser
Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :