De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :
- l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
- la diversification des fournisseurs,
- les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
- les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
- les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.
Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :
- il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
- vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
- vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
- si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
- vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale
Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.
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