Le Facility Management (FM) consiste en une gestion globale des fonctions support de l’entreprise (services généraux) par des prestataires de services tiers spécialisés. La problématique principale du Facility Management est d’améliorer la qualité des prestations dans le cadre d’une réduction des couts. En France, le Facility Management est encore perçu comme une offre de management des services, englobant la gestion des prestations multitechniques (services aux bâtiments) et la gestion des prestations multiservices (services aux occupants).
Tous les secteurs, tertiaire et industrie, sont concernés, les très grandes entreprises comme les PME. Sachant toutefois que le choix du prestataire, le contenu de la prestation et le contenu du cahier des charges devront être adaptés à la taille de l’entreprise cliente, pour répondre au mieux aux besoins de chacun.
Autant dire que le FM permet de transformer des coûts fixes en coûts variables. Ainsi des gains de productivité sont envisageables en réorganisant les fonctions, avec un meilleur management des ressources humaines et par une optimisation des achats provenant d’une connaissance aigue des pratiques du marché. Au-delà, l’avantage qu’en retire l’entreprise cliente c’est d’être face à un interlocuteur unique globalisant un panel de prestations et s’engageant sur des résultats.
Pour que tout se passe au mieux, la fiabilité des engagements est assurée par un contrat permettant de budgéter une enveloppe annuelle. Il est évident que le bon déroulement de la prestation est lié à la qualité du prestataire, à ses compétences et à sa maîtrise de l’externalisation. Il est nécessaire que ce soit le client, c’est-à-dire l’entreprise, qui garde la maîtrise d’ouvrage en interne. La démarche à effectuer peut s’articuler comme suit :
– Identification du périmètre précis de la fonction.
– Validation de la faisabilité des prestations à fournir et à son éventuelle intégration.
– Définition des critères de mesure et de suivi de la prestation, suivant l’engagement sur des résultats convenus et une proposition des outils de contrôle.
– Prise en charge et basculement vers le prestataire avec la constitution de l’équipe et des interlocuteurs, transfert des connaissances et mise en route des indicateurs de niveaux de service.
– Suivi et évaluation de la prestation avec la publication des rapports d’activités, l’enquête de satisfaction des utilisateurs finaux et le suivi de la relation commerciale et plan de progrès.
Le FM est pour les entreprises une formidable opportunité, de garder le contrôle, en se déchargeant d’une part des activités connexes à leur cœur de métier. et ainsi de mieux se concentrer sur ce dernier ! C’est sans doute pour cela que les offres professionnelles qui s’adressent aux entreprises ont aujourd’hui le vent en poupe et qu’elles ne cessent d’accroître leur importance.
Pour le sujet qui nous intéresse des impressions, le FM est également en plein développement et les conditions de réussite d’un tel projet sont les mêmes que ceux énoncés ci-dessus de façon générale :
- Identification du périmètre ou audit
- Définition des prestations à fournir et de leur intégration dans l’organisation via des préconisation techniques, financières et organisationnelles.
- Définition des engagements de services et proposition d’ outils de suivi et contrôle.
- Suivi du parc et de ses usages et plan de progrès via les comités de pilotage.
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