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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Copies et formation

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formation (2)Il m’est finalement rarement arrivé de me retrouvée dans la peau de l’utilisatrice de multifonctions. Dans ma première vie professionnelle, je vendais des copieurs pour un constructeur et donc j’utilisais des machines que je connaissais bien, entretenues aux petits oignons pour optimiser les démonstrations clients. Dans mon activité d’audit et conseils, je ne fais plus de copies, j’imprime quelques documents mais beaucoup de choses sont dématérialisées. Mais dans mes activités d’intervenante auprès d’apprentis, je me retrouve dans la peau de la formatrice qui doit faire des copies pour ses élèves…

Je vous rassure tout de suite, je n’ai pas découvert de besoins qui m’auraient échapper auparavant : un formateur a besoin de faire entre 20 et 30 copies rapidement, de façon fiable (il ne pourra pas attendre le dépannage du lendemain quand sa classe l’attend), le recto-verso est utile (mais peu employé), l’agrafage est un plus (mais peu employé), la qualité doit permettre une lecture facile (pas aussi évident qu’il y paraît). Mais j’ai tout de même découvert que les formateurs sont souvent démunis face à des fonctionnalités dont ils ignorent tout, encore plus démunis devant le simple fait de mettre du papier dans les bacs et complètement perdus face au moindre incident et des incidents il y en a car les machines ne sont pas très coopératives.

Par charité, je ne citerai pas les marques des matériels que je dois utiliser mais je dois dire que la fiabilité que vantent toutes les brochures commerciales n’est pas au rendez-vous : matériel, utilisateurs ou service technique, la responsabilité de la défaillance ne m’intéresse pas mais le constat est tout de même assez accablant.

Je tire de cette expérience, une piste de réflexion sur les moyens de faire prendre conscience aux utilisateurs (et surtout aux gros utilisateurs) de la nécessité de savoir parfaitement se servir des matériels et donc d’exiger une vraie formation et de prendre le temps de la suivre…

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Audit et budget

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argentEn cette période de coupes budgétaires, notamment dans les collectivités territoriales, « se payer » un audit neutre et objectif devient difficile.

Certains pourront alors être tentés de succomber aux sirènes des acteurs du marchés des systèmes d’impression qui vous promettent un audit gratuit. Au risque de se répéter, nous continuons à affirmer que ces « audits » ne sont pas gages d’économies et de productivité pour l’audité mais pour l’auditeur.

D’autres choisiront ou seront contraints de mener le projet de renouvellement du parc de systèmes d’impression avec les ressources internes. Nous savons tous que cela se traduit très souvent par un renouvellement de 1 pour 1  par manque de temps dans la définition des besoins et par manque d’expertise sur ce sujet particulier.

Pourtant, l’optimisation des impressions est un moyen avéré de générer des économies substantielles et durables sur les budgets de fonctionnement.

Pour concilier vos contraintes budgétaires et l’optimisation de vos moyens d’impression, ASSPI vous propose une prestation d’accompagnement à l’audit. Il s’agit de vous transférer nos compétences et savoirs faire pour que vous puissiez mener à bien la définition des besoins et l’établissement de  la politique d’impression et de vous accompagner dans les étapes de la consultations des entreprises qui suivra (création des outils de réponse technique, des outils de mesure de critères de notation, conseils et relecture,…).

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Kit de communication

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4307911-personne-avec-megaphoneTout le soin que vous apporterez au diagnostic de votre parc d’impression et à l’élaboration de votre politique d’impression ne vous assurera pas la réussite si vous négligez l’accompagnement des utilisateurs et la communication qui va avec.

Or, chaque organisation a ses propres typologies d’utilisateurs, ses propres codes de communication, ses propres processus de fonctionnement.  Il faut donc que la communication autour du projet de parc d’impression optimisé soit adaptée à chaque structure (dans certaines organisations, des adaptations devront être faites pour chaque site). Ces adaptations porteront sur le fond et la forme (extranet ou réunions plénières, développement durable et/ou économies,…).

Par contre, nous pouvons définir les différents éléments du kit de communication qui amènera vos utilisateurs à adopter votre nouvelle politique d’impression :

  • A : communication en amont du projet sur les objectifs et les modalités
  • B : communications pendant l’étude (entretiens utilisateurs, réunions de présentation, …)
  • C : communication sur la future politique d’impression
  • D : communications pendant le déploiement du parc et des outils associés (formations, plannings, reportages,…)
  • E : communication après le déploiement (enquête de satisfaction, résultats atteints,…)

Vous pouvez toujours monter une étagère en kit en omettant un des renforts prévus, cela ne l’empêchera pas de tenir debout. Mais si le poids qu’elle doit porter est important, elle n’y résistera pas et sur la durée, elle finira par fléchir….

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Une politique d’impression effective

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optimisation-typo3De nombreux projets d’optimisation des systèmes d’impression se terminent à la mise en place du nouveau parc, au mieux après les formations utilisateurs. Force est de constater que les déviances quant à la politique d’impression interviennent alors très vite et que trois ans plus tard, tout est à refaire ou presque. Les principales causes de ces écarts sont le retour aux usages d’impression antérieurs (recto simple, impressions de mails,…), l’obtention d' »exceptions » pour la mise en place de systèmes d’impression individuels, l’évolution des besoins et les dérives de la prestation de services du partenaire choisi.

 3 points sont essentiels pour faire en sorte que votre politique d’impression soit effective sur la durée :

  • L‘accompagnement des utilisateurs en continu : formations, retraining, animations, communications…
  • La mesure régulière des résultats : enquêtes de satisfaction, mise en place et suivi d’indicateurs de qualité de services, de consommation,…
  • L’évaluation régulière de l’évolution des besoins : plan d’action à court et moyen terme face aux dérives, gestion des demandes,…

Non seulement la mise en place de ces actions vous assurera les résultats attendus de votre politique d’impression sur la durée mais elle vous permettra également de préparer très en amont et facilement ses évolutions et le futur parc nécessaire.

D’ailleurs ceux qui ont en charge la mise en place de politiques de développement durable connaissent bien ces outils car ils sont indispensables pour que chacun s’approprie les nouveaux usages et pour s’assurer que ces nouveaux usages répondent bien aux objectifs fixés.

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Le mémoire technique du consultant

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avancerJe rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs  intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

  • La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
  • La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

 

Economies de papier

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Vous connaissez certainement de nombreuses « règles » de bonnes pratiques d’impression destinées à réduire la consommation de papier et d’encre. Dans certaines organisations, elles sont connues mais quasiment pas appliquées : « Je sais que nous devrions imprimer en recto-verso mais Monsieur le Directeur ne veut que du recto simple « , « Je sais qu’il ne faut pas imprimer les mails mais j’ai déjà perdu des documents alors maintenant j’imprime par sécurité », « Je sais qu’il ne faut imprimer en couleur que ce qui le nécessite vraiment mais j’oublie toujours de passer en N&B »,…

Je vous propose de nous pencher sur 2 pratiques très efficaces pour faire de sérieuses économies de papier. Elles sont toutes les deux destinées aux documents volumineux pour lesquels j’entends souvent dire : « au-delà de 3 pages, j’imprime parce que la lecture à l’écran est trop inconfortable ».

La première pratique est ancienne (elle a fait ses preuves) mais en dehors de certains milieux (universités, administrations,…), elle est peu pratiquée. Il s’agit du sommaire. Sans sommaire, je reconnais qu’il est très fastidieux de se repérer dans un document de plusieurs pages à l’écran, comme sur papier d’ailleurs. Avec un sommaire, je peux me déplacer facilement vers les parties qui m’intéressent (CTRL + click dans un sommaire word), si nécessaire je peux facilement n’imprimer que ces parties en repérant les pages concernées. La réalisation automatique d’un sommaire ou d’une table des matières dans un traitement de textes est réellement simple et rapide mais finalement peu connue.

La deuxième pratique est le résumé. Si vous adjoignez à votre document un résumé ou une synthèse, vous permettez à vos lecteurs de retrouver rapidement les éléments essentiels. Au pire, ils pourront imprimer ce résumé pour ce rendre à une réunion ou pour ajouter dans un dossier sans avoir à imprimer l’intégralité.

Ces deux pratiques peuvent s’appliquer à des propositions commerciales, des rapports de toutes natures, des présentations de résultats, des supports de réunions,… En dehors de leur incontestable efficacité en matière d’économie de papier, elles augmenteront la qualité de vos documents.

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La conduite du changement

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La conduite du changement encore appelée accompagnement du changement est un sujet très largement traité ces dernières années. Je pense que plus personne ne doute de son impact dans la réussite d’un projet. Mais chacun a sa propre vision de ce que doit être cet accompagnement et malheureusement, il s’agit trop souvent d’un vœu pieux, d’un habillage sans transposition concrète dasn les pratiques.

Pour vos projets d’optimisation des moyens d’impression, nous sommes adeptes d’une méthodologie d’accompagnement en 5 points :

  • Obtenir l’adhésion par la communication la plus large possible et le plus tôt possible.
  • Utiliser le concept viral en s’appuyant sur des « champions » à priori plutôt favorables au projet qui « contamineront » les autres petit à petit.
  • Une communication en 2 temps : d’abord une communication restreinte vers les managers puis une communication plus large, collective.
  • Coordonner les actions pour que le projet et sa communication suivent un cheminement facilement identifiable par tous.
  • Planifier et mettre tout en œuvre pour respecter les plannings.

Cet accompagnement est un projet à part entière et doit être mené avec la plus grande rigueur car la réussite du projet qu’il appuie en dépend.

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Bonnes pratiques d’impression

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Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

  • impression en recto-verso
  • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
  • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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Connaissez-vous ASSPI ?

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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Et de 4…

A propos

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Audit impression et utilisateurs

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Vous l’avez sûrement compris si vous suivez les publications de ASSPI (sinon, nous vous invitons à faire un tour dans nos archives), nous sommes très attachés à la prise en compte des utilisateurs dans l’audit d’impression. Nous sommes convaincus qu’un projet d’optimisation ne peut réussir sans eux.

Bien sûr, l’utilisateur souhaite toujours avoir un système d’impression au plus près de lui. Bien sûr, l’utilisateur a toujours un besoin « impérieux » d’imprimer en couleur. Bien sûr, ses impressions sont ultra confidentielles. Nous avons tous rencontré cet utilisateur lors de nos missions et, pour ma part, je n’ai jamais mené de projets sans que cet utilisateur ne s’exprime haut et fort.

Mais il y a aussi les utilisateurs qui connaissent parfaitement les circuits d’information de l’entreprise, ceux qui ont déjà identifié les points sensibles et les pistes d’amélioration, ceux qui ont déjà pris conscience de l’enjeu du « papier ». Ces utilisateurs là sont des mines d’informations et de bon sens. Ne pas les écouter, ne pas les consulter serait non seulement se priver de leur avis avisé mais aussi les amener à freiner le projet, voire à le faire échouer.

Il y a aussi les utilisateurs qui, une fois informés et impliqués dans le projet d’optimisation, se l’approprient et en deviennent les ambassadeurs. Ils n’hésitent pas à s’autosaisir de leur bâton de pèlerin pour porter la bonne parole jusque dans les contrées les plus reculées que sont les bureaux individuels. Ils deviennent les relais de la communication, de la connaissance et des bons usages. Qui peut se passer de ces aides précieuses dans les grandes organisations ?

La décision tranchée d’une rationalisation mathématique semble facile à prendre dans un bureau isolé des services. Elle est certes plus simple et génère plus d’économies théoriques qu’une véritable concertation,… sur le papier. Parce que dans la réalité, elle ne génèrera certainement pas les économies calculées car le terrain a une fâcheuse tendance à ne pas respecter les calculs mathématiques si les utilisateurs ont le sentiment que les économies se font sur leur dos. Parce que dans la réalité, ce qui semble idéal sur le papier peut rapidement se transformer en cauchemar pour tous si les besoins réels ont été mal évalués.

Audit d’impression et  implication des utilisateurs devraient être indissociables. Un logiciel de tracking ne dira pas que l’utilisation du papier à entête pose problème à cette assistante qui n’a qu’un bac papier sur sa petite imprimante…

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