Au cours des audits, lors des entretiens utilisateurs, nous cherchons à connaître les usages qui sont faits des pages imprimées. Sont-elles stockées, diffusées, annotées,…? Dans de très nombreux cas (surtout dans les PME), on nous répond que les documents sont imprimés pour être archivés au cas où. Un même document peut d’ailleurs être archivé plusieurs fois tout au long de sa chaîne de diffusion. Ainsi une facture fournisseur peut être imprimée (copiée) par le service utilisateur (parfois par l’assistante et par le responsable), par la comptabilité et par l’expert comptable. Or, ces pratiques qui semblent sécuriser tout le monde sont loin d’être si fiables qu’il y paraît. D’abord, les systèmes de classement papier sont divers et variés et sans transmission d’une méthodologie commune à tous, il est probable que le document ne sera pas retrouvé. Ensuite, le document papier est relativement fragile : il brûle, il absorbe les liquides (eau, humidité, café,…), l’encre s’efface avec le temps. Enfin, un archivage papier peut facilement être volé (copies, vols physiques,…).
Le meilleur moyen de sécuriser la conservation et l’accès aux documents c’est la sauvegarde régulière (quotidienne ou hebdomadaire) des documents numériques.
Pour sauvegarder vos données, vous pouvez utiliser des supports externes tels qu’un disque dur externe réservé exclusivement à cet usage, ou, à défaut, un CD ou un DVD enregistrable que vous rangerez ensuite dans un lieu éloigné de votre ordinateur, de préférence à l’extérieur de l’entreprise pour éviter que la destruction des données d’origine ne s’accompagne de la destruction de la copie de sauvegarde en cas d’incendie ou d’inondation ou que la copie de sauvegarde ne soit volée en même temps que l’ordinateur contenant les données d’origine.
Les nouvelles solutions de stockage sur Internet (cloud) doivent être abordées avec précaution car elles peuvent faire l’objet d’attaques informatiques et peuvent induire des risques sur la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données.
En plus, d’être plus fiables et plus économes (coûts d’impression réduits), ces sauvegardes régulières vous permettront de gagner de la place et de vous débarrasser de ces affreuses armoires qui peuplent les fonds de bureau.
Sources : CGPME Guide des bonnes pratiques en informatique
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