Une fois que vous aurez choisi les matériels qui constitueront votre futur parc de systèmes d’impression, il vous faudra choisir entre diverses formules de mise à disposition :
- Achat avec ou sans contrat de maintenance
- Location avec contrat de maintenance
- Crédit bail avec contrat de maintenance
- Prix unique à la page incluant la location et la maintenance
La plupart des prestataires du secteur proposent toutes ces formules.
L’achat est surtout pratiqué lorsque l’acheteur dispose d’une trésorerie lui évitant de s’endetter. C’est notamment un système apprécié des acheteurs publics qui disposent d’un budget d’investissement ou des services informatiques pour l’acquisition d’imprimantes. Certes, il permet d’acquérir du matériel pour une durée qui peut être relativement longue puisque les pièces détachées doivent au moins être disponibles pendant 5 ans. Mais, cela oblige souvent à conserver un matériel même s’il n’est plus adapté aux besoins (quelle organisation peut prédire aujourd’hui quels seront ses besoins d’impression dans 5 ans ?), même s’il ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques qui vous seraient bien utiles. Le contrat de maintenance est indispensable pour les copieurs. Il sera contracté pour une durée initiale (entre 3 et 5 ans) et renouvelé par période de 12 mois supplémentaire. Les prestataires sont en général réticents à ces prolongations qui leur coûtent cher et vous permettent de vous dispenser d’acquérir un matériel neuf.Pour les imprimantes, la maintenance se réduit traditionnellement à la période de garantie et la gestion du parc consiste à acheter-jeter.
La location est le système de plus utilisé car il permet une certaine souplesse du parc. En effet les matériels sont loués pour 3 ou 4 ans en général. A la fin de cette période initiale, vous pouvez changer de matériel ou décider de le conserver en renégociant le montant du loyer. le contrat de maintenance est lié à la période de location et pourra lui aussi être prolongé avec une renégociation des prix copies (à la hausse en général puisque les machines vieillissantes génèrent plus de pannes onéreuses). Ce système permet en outre d’avoir une parfaite maîtrise des coûts puisque le loyer trimestriel est connu sur la durée. A la fin de la période, le prestataire reprend le matériel qui n’appartient pas au locataire.
Le crédit-bail est une formule très proche de la location à la différence près que vous pouvez acquérir le matériel à la fin de la période initiale pour un montant défini à l’avance (quelques % du prix initial).
Le prix unique à la page incluant la location et la maintenance est un système souvent basé sur un volume trimestriel de pages (forfait fixe facturé que les impression soient réalisées ou pas). Quand il est basé sur la consommation réelle, c’est le système le plus simple et le proche de la réalité puisque vous ne payez pas pour un matériel (à part pour quelques collectionneurs le copieur ou l’imprimante en soi n’ont aucun intérêt) mais bien pour l’usage de ce matériel (imprimer).
Les formules de location ont un coût que les acheteurs identifient facilement (coût financier) mais la formule d’achat génère des coûts cachés : matériel inadapté, pannes fréquentes, stockage de matériels obsolètes, enlèvement des matériels en fin de vie, matériels implantés sans passer par les achats (budget du service utilisé pour acheter une imprimante dans la grande surface spécialisée locale) et qui génèrent des coûts d’achat de consommables,…
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