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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le mémoire technique du consultant

avril 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics
avr, 16 2015
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avancerJe rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs  intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

  • La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
  • La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

 

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Mutualisation et marchés publics (suite)

avril 2nd, 2015 Posted in Marchés Publics
avr, 02 2015
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Comme annoncé dans notre article du 19 mars, nous abordons aujourd’hui la mutualisation des achats avec d’autres collectivités. La tendance est à inciter les organisations à grouper leurs achats. Ainsi, certaines communes, sous l’égide d’une intercommunalité par exemple, décident de mutualiser les achats liés au parc automobile ou à la communication.

Ces pratiques pourraient tout à fait être mises à profit dans le domaine des systèmes d’impression. Ainsi, de petites structures n’ont pas ou plus les ressources internes pour passer un marché relatif aux systèmes d’impression. De plus, leurs besoins ne leur permettent pas d’avoir un poids suffisant auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et les meilleurs services. En se groupant (villes voisines, organismes proches par les fonctions,…), elles pourraient mutualiser les ressources humaines et financières nécessaires et optimiser la gestion des parcs.

On peut même imaginer aller plus loin. De nombreuses structures disposent d’un atelier de reprographie et s’interrogent sur sa pérennité, sa rentabilité. Il est vrai que les besoins internes ont souvent chuté ces 10 dernières années. Les matériels sont plus performants et semblent nécessiter moins de compétences spécifiques (idée que nous aurons l’occasion de discuter dans un prochain article). La tentation est alors grande de le remplacer par des matériels en libre-service adossés au recours aux prestataires externes. Mais en se tournant vers d’autres structures géographiquement proches, trop petites pour avoir un atelier intégré, mais ayant des besoins de documents en volumes, l’optimisation des systèmes d’impression pourrait prendre une autre voie. La structure, heureuse propriétaire d’un atelier de reprographie interne, pourrait proposer des prestations payantes (mais plus souples et moins chères que dans le secteur marchand). Elle pourrait également proposer une mutualisation de l’équipement et de ses usages (atelier géré 1/2 journée  ou 1 journée par semaine par la « petite » structure).

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Mutualisation et marchés publics

mars 19th, 2015 Posted in Marchés Publics
mar, 19 2015
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L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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Marchés publics et dématérialisation

mars 5th, 2015 Posted in Marchés Publics
mar, 05 2015
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Depuis une quinzaine d’années, l’État encourage les administrations à dématérialiser leurs achats. Les objectifs sont clairs : réduire les consommations de papier, faciliter les les échanges avec les entreprise, accroître la visibilité des consultations et alléger la charge de travail des personnels chargés des marchés publics.

Ainsi, la publication en ligne des DCE s’est généralisée depuis 2005. La réponse dématérialisée peut être imposée et ne peut plus être refusée pour les marchés supérieurs à 90 000 €.

Cette dématérialisation a de nombreux avantages pour les 2 parties :

  • Sécurisation des envois de documents
  • Économies pour les entreprises qui n’ont plus à imprimer les documents
  • Gains de temps pour les 2 parties
  • Meilleure visibilité et donc augmentation du nombre de candidats…

Pourtant, cette dématérialisation peine à se généraliser. En effet, elle nécessite une réelle réorganisation pour celui qui consulte (mise en ligne, réception électroniques des offres,…) et pour celui qui répond (refonte des documents, flux d’informations, signature électronique…).

De plus, la diversité des plateformes (leur complexité) reste un frein conséquent pour les entreprises.

Je terminerai par cette question : la dématérialisation des marchés publics atteint-elle son objectif de réduction de la consommation papier ? Pour les entreprises qui la pratiquent incontestablement oui. Mais pour les administrations qui rematérialisent les réponses pour analyse ?

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Un CCP pour les systèmes d’impression

février 19th, 2015 Posted in Marchés Publics
fév, 19 2015
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Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

  • L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
  • Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
  • Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

  • ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
  • ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
  • les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
  • le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
  • les modalités de rémunération de la maintenance,
  • les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
  • le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

  • de leur plus ou moins haute technologie,
  • de l’origine des produits proposés,
  • de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

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Bordereau de prix

février 5th, 2015 Posted in Marchés Publics
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Une des difficultés de la consultation des entreprises en matière de systèmes d’impression est le bordereau de prix. En effet, ces consultations nécessitent parfois des chiffrages complexes comprenant à la fois des loyers et/ou des prix d’acquisition, des coûts de maintenance à la page et/ou forfaitaires, des options, des variantes,…

Il faut donner aux candidats un outil exhaustif, qui leur permette de présenter leur offre complète.

Il faut que cet outil soit simple à comprendre et à remplir.

Il faut qu’il soit sécurisé pour éviter que les candidats n’y apportent des modifications qui seraient préjudiciables au jugement des offres.

Il faut qu’il permette la comparaison des offres sans nécessiter des calculs longs et compliqués.

Pour remplir toutes ces conditions, il faut souvent créer 2 documents :

  • un bordereau de prix unitaires qui permet aux candidats de présenter les prix unitaires pour chaque item. Exemple : loyer mensuel pour la location 60 mois d’un multifonction N&B 15 pages/minute, prix à la page N&B, forfait mensuel pour maintenance d’un lecteur de badges.
  • un devis quantitatif estimatif (DQE) qui reprendra les prix unitaires et les projettera sur les données estimées du futur parc de systèmes d’impression : nombre de machines, options probables, volumes N&B et couleur,…

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janvier 22nd, 2015 Posted in Marchés Publics
jan, 22 2015
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Janvier est traditionnellement le mois des bilans.

Je vous propose de faire un bilan des études et optimisations que ASSPI a mené dans des mairies en 2014.

Il faut noter que les mairies auditées avaient de très nombreux points communs dans le mode de fonctionnement (de très nombreux sites, atelier de reprographie, imprimantes achetées, copieurs loués, difficultés de recensement des matériels, pas de politique d’impression…).

Il faut noter également que seule l’une des mairies auditées avait déjà engagé une démarche de rationalisation des matériels avant l’audit.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 380 réparti en 33 % de multifonctions et 61 % d’imprimantes (les 6 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 7 615 000 pages produites pour 82 % par les multifonctions et 17 % par les imprimantes (1% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24,5 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 242 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,2 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 40 350 €
  • Une réduction du parc en unités de 35 %.

Ces chiffres sont assez différents des moyennes que nous observons dans d’autres environnements comme, par exemple, en ce qui concerne la proportion d’impressions couleur qui est plutôt plus élevée ailleurs.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (la mairie qui avait engagé la rationalisation avait déjà une part d’imprimantes beaucoup plus faible que les autres par exemple) mais les situations se ressemblent vraiment beaucoup ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude sera largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction du marché qui était nécessaire pour mettre en place un nouveau parc.

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AMO aux côtés de la maîtrise d’ouvrage publique

janvier 8th, 2015 Posted in Marchés Publics
jan, 08 2015
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L’Assistance à la  Maîtrise d’Ouvrage (AMO) est une activité de plus en plus nécessaire pour la mise en œuvre de projets complexes et, en particulier, ceux qui touchent aux systèmes d’impression. L’assistance peut porter aussi bien sur la définition préliminaire des besoins,  sur la pertinence du projet, ou sur la consultation des entreprises.
Ainsi, la maîtrise d’ouvrage s’entoure de conseils pour finaliser précisément le projet et pour établir clairement les critères de l’efficacité de la dépense publique. Une démarche qui permet de poser de nouvelles règles du jeu avec les entreprises, et d’éviter ainsi de se retrouver en infraction (besoins mal définis, procédure incomplète,…) ou en surcoûts.
De plus, face à des entreprises organisées pour répondre à des marchés globaux (matériels, logiciels, services, …), le maître d’ouvrage va se retrouver en face d’une équipe composée de juristes, d’informaticiens, de techniciens, de gestionnaires… et non plus du simple commercial ! Une assistance professionnelle en amont permet de dialoguer à armes égales.
Dans la perspective d’un plus grand recours à la négociation et aux marchés négociés, l’assistance d’experts auprès des acteurs publics sera de plus en plus utile. Elle permettra également de faire face au manque de ressources internes pour gérer des projets parfois longs et sensibles.
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Critère développement durable

décembre 11th, 2014 Posted in Marchés Publics
déc, 11 2014
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Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

  • Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
  • Consommation d’énergie de l’appareil ;
  • Nuisances sonores générées par le copieur ;
  • Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
  • Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
  • Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

  • label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
  • label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
  • proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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    Bonnes pratiques d’impression

    décembre 1st, 2014 Posted in Bureau vert
    déc, 01 2014
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    Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

    • impression en recto-verso
    • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
    • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

    Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

    Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

    La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

    La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

    La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

    Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

    En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

    ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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