La gestion de projet contient toujours un volet suivi des résultats. L’optimisation des moyens d’impression n’y échappe pas : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.
Les indicateurs les plus évidents (ceux proposés par votre prestataire de services) sont les délais moyens d’intervention, le taux d’indisponibilité et le TCO.
Ils sont intéressants et devraient d’ailleurs être plus systématiquement mis en place et utilisés. Ainsi, le TCO devrait être calculé au moins 2 fois par an et non pas tous les 3 ans, au moment de revoir le contrat de location. Cela permettrait de limiter les dérives liées au gaspillage, aux facturations hors contrat de maintenance, aux achats au coup par coup,…Malgré leur intérêt, ils ne sont pas suffisants pour s’assurer que les choix qui ont été faits suite à l’audit sont bien pertinents.
Il peut y avoir des ajustements à faire dans les premiers temps qui suivent l’implantation d’un nouveau parc ou entre 2 phases d’un plan à moyen terme. Ces ajustements sont toujours délicats car ils peuvent être perçus comme une remise en cause des décisions prises. Pourtant, ils sont naturels. En effet, les organisations évoluent tellement rapidement qu’entre l’audit et l’implantation des premières machines les besoins ont pu changer (emplacements, fonctionnalités,…). Le plus souvent les préconisations sont issues d’extrapolations qui ont fait leurs preuves mais ne nous mettent pas à l’abri d’un écart imprévisible. Le plus grave serait de ne pas s’assurer que ce type d’ajustement s’impose et de ne pas admettre leur nécessité. En effet, ces petits écarts de départ se transforment très vite en mécontentement général, en pannes à répétition, en surcoûts,…
Il est donc indispensable de mettre en place un véritable tableau de bord du parc incluant des indicateurs qualitatifs. Ce tableau de bord doit être opérationnel dès le premier changement dans le parc et son suivi doit au moins être biannuel, plus fréquent dans le cas d’un parc important et réparti sur plusieurs sites.
Et si dans ces indicateurs, vous mesuriez le volume de papier jeté au pied de vos photocopieurs ?….
A lire aussi
Confier la gestion de parc à un partenaire
