Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.
Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.
Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).
Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.
Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.
En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.
Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.
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