Le dernier rapport d’AIIM (association for information and image management) devrait définitivement tordre le cou au mythe du bureau sans papier. Parmi ses 65000 membres, cet organisme de normalisation indépendant a retenu un panel de 395 personnes qu’il a interrogées entre novembre 2011 et janvier 2012.
Intitulée « The Paper Free Office – dream or reality ? », l’étude qui en est ressortie pointe des usages rarement mis en avant. On apprend ainsi que les factures numériques ne freinent pas la consommation de papier, loin s’en faut : 77 % des factures PDF sont imprimées dans la foulée, et plus d’une fois pour 10% d’entre elles. Dans 16 % des cas, ces factures transformées en papier sont à nouveau numérisées.
Concernant la capture, près des deux tiers des personnes interrogées scannent les documents sans en extraire des données susceptibles d’alimenter une GED ou un processus métier. Tous ces documents numérisés sont à 45% des documents numériques à l’origine et auraient pu rester à l’état numérique s’ils n’avaient nécessité une signature manuscrite.
Autres informations, 20% environ des organisations scannent leur courrier entrant tandis qu’elles sont 41 % à utiliser une digital mailroom (capture et distribution automatique et digitale des documents). 57% des projets de numérisation et de capture commenceraient à être rentables au bout de 18 mois ( 42% au bout de 12mois ), avec en moyenne des temps de traitement deux à trois fois plus rapides.
Enfin, AIIM voit dans les grandes entreprises de meilleures élèves que les PME. Les petites structures imprimeraient et photocopieraient plus mais la tendance générale est toutefois à la baisse. Les répondants estiment en outre que l’adoption d’une politique 100 % numérique ferait gagner à leur entreprise 15 % d’espace de stockage physique de locaux en seulement une année, et 35 % au bout de cinq ans, avec à la clé une réduction de 8 % des coûts de gestion des archives.
Source : Printnews.
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