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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les ateliers intégrés d’impression (FIN)

juin 28th, 2012 Posted in Marchés Publics
juin, 28 2012
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L’absence de politique globale d’équipement en matière de systèmes d’impression est très fréquente. Mais l’absence de réflexion de ce type est également constatée au premier niveau, celui des ateliers eux-mêmes.
Lorsqu’il s’agit simplement d’un équipement, dans un atelier intégré, il devrait y avoir cette approche globale des besoins et des moyens au sein du service.
Au niveau des ateliers intégrés constitués, de nombreux projets de modernisation portent sur le remplacement de machines dont les contrats de location arrivent à terme, sans réflexion ou projection préalable sur leur environnement général d’utilisation et les autres matériels en place. Cette démarche de renouvellement des équipements techniques au fil de l’eau n’est pas la plus adaptée ni la plus efficace. Elle ne permet pas de relier les éléments d’une même chaîne de production de documents alors que l’évolution technologique le favorise depuis déjà plusieurs années.
Au-delà de la simple évaluation des besoins existants (une machine, une production, un personnel affecté), il convient d’avoir une approche plus globale de l’ensemble des moyens d’impression au niveau de l’atelier : conditions et pertinence d’utilisation des autres matériels dans l’atelier concerné (offset, duplicopieur, copieur couleur, volumes de production, échéances des contrats…) mais également, si possible, au niveau de l’établissement (parc de copieurs en libre-service, voire parc d’imprimantes, volumes de production, échéances des contrats…).
Une modernisation efficace adaptée et cohérente des moyens d’impression permet une maîtrise des coûts et une baisse des coûts de production. Elle implique de mener une étude précise et préalable sur :

  • Les besoins globaux : libre service / atelier
  • Les moyens complets existants : imprimantes, copieurs, ateliers, sous-traitance

Cela peut constituer en fait le premier pallier d’une démarche de mutualisation plus importante ou ambitieuse des moyens et des besoins d’impression dans une administration ou un établissement public.

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juin 21st, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
juin, 21 2012
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Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
La dispersion des moyens techniques est toujours une cause d’augmentation des coûts de revient au sein d’une même administration. Elle constitue aussi souvent une gêne sur les plans de la fonctionnalité et de la productivité. Elle est due à la multiplication des sites géographiques ou à des unités considérées comme autonomes au sein de tel ou tel établissement.
Le développement rapide et prodigieux des technologies, l’arrivée massive de l’informatique dans tous les secteurs de la chaîne graphique et de ses filières de production, constituent une nécessité (et sans doute une chance) de modifier les comportements.
Les fabricants de matériels ont en effet privilégié la mise au point d’outils destinés au traitement de gros volumes, produits avec une grande qualité d’impression dans le cadre d’une productivité élevée et permettant un abaissement des coûts. Cette observation vaut aussi bien pour la couleur que pour le monochrome.

La mutualisation des moyens peut revêtir un aspect plus ou moins important.

  • Au sein d’un même établissement sur un même site ou sur des sites éclatés : il s’agit souvent d’ateliers dédiés à des services ou directions qui au regard de leurs missions réclament une certaine autonomie, mais qui pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre.
  • Entre des ateliers appartenant à des établissements autonomes d’une même administration dans un périmètre géographique restreint : comme précédemment, ces ateliers pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre. Ils sont liés entre eux par le biais de conventions qui fixent la part de chacun dans la répartition des dépenses au prorata de leurs productions.
  • Entre des établissements autonomes d’une même administration qui ont fusionné l’ensemble de leurs moyens au sein d’une seule unité de production : chacun de ces établissements rencontrant de grandes difficultés pour conserver un atelier, ils ont décidé de fusionner l’ensemble de leurs moyens (locaux, matériels et ressources humaines) au sein d’un seul atelier géré en commun.

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Pourquoi une politique d’impression ?

décembre 5th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 05 2011
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Globalement, quatre grandes tendances légitiment le recours à une rationalisation des impressions :

  • Une méconnaissance générale des moyens, besoins et coûts d’impression.
  • Une surcapacité en matériel :
    – Un parc de matériel souvent excessif rapporté au nombre d’utilisateurs
    – Des imprimantes utilisées en moyenne à moins de 10% de leur capacité.
    – Une faible quantité de machines installées en réseau.
  • Une trop forte dépense de consommables entrainée par :
    – Le suréquipement en matériel, notamment en imprimantes  jet d’encre.
    – Une trop grande diversité de modèles de matériels en service.
    – Une gestion des matériels et des consommables complexe.
  • une surconsommation de papier, causée par :
    – Le suréquipement en matériel d’impression.
    – Les mauvaises pratiques d’impression

La mise en place d’une politique d’impression permet de faciliter la gestion et la maintenance des matériels.
La réorganisation du parc d’impression en libre service autour d’une sélection d’imprimantes et photocopieurs multifonctions à usage partagé se révèle être un gain de temps pour ses utilisateurs et pour les équipes en charge de sa maintenance.

  • Des matériels moins nombreux mais plus performants : sélectionnés avec soin, les nouveaux matériels offrent une plus grande rapidité et des prestations de service plus nombreuses.
  • Moins d’interventions des équipes d’assistance informatique : une diminution du nombre de matériels au profit de photocopieurs et d’imprimantes aux capacités accrues entraîne une diminution du nombre de pannes. Les équipes d’assistance informatique sont moins sollicitées et peuvent consacrer plus de temps à la mise à niveau des autres matériels et à l’assistance des utilisateurs. Ce gain de temps pour les services informatiques est encore accru si la maintenance des nouveaux copieurs et la fourniture des consommables est assurée par le titulaire du marché.
  • Moins de manipulations : la diminution du nombre de matériels va limiter les manipulations en cas de déménagement
  • Moins de commandes : l’harmonisation des matériels d’impression diminue le nombre de références à gérer, tant au niveau de la commande que des consommables et du suivi comptable.

La mise en place d’une politique d’impression permet d’aérer les espaces de travail.
L’installation de copieurs et imprimantes à usage partagé dans des locaux dédiés, en remplaçant les imprimantes individuelles, permet une meilleure organisation des espaces de travail avec :

  • un moindre encombrement des plans de travail
  • un besoin diminué de meubles d’appoint, ce qui libère de l’espace utile de proximité
  • un accès plus facile aux postes de travail en raison d’une limitation des fils électriques et des câblages de surface.

La mise en place d’une politique d’impression permet de communiquer sur les avantages de la rationalisation.
Les différents avantages et gains cités plus haut doivent être développés dans le cadre de la politique interne de communication et dans l’accompagnement des utilisateurs dans le changement d’usages des matériels d’impression.

Et vous ? Pourquoi envisagez-vous de mettre en place une politique d’impression ?

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Output management ? quezako

octobre 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 17 2011
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Le secteur d’output management s’est radicalement transformé ces dernières décennies, notamment en raison de l’importance croissante des documents électroniques, or ce changement ne cesse de continuer. Les utilisateurs mais aussi les fournisseurs sont confrontés à la complexité et donc aussi à la confusion toujours plus grandes du marché. Par conséquent, la définition d’output management varie aussi très fortement. En fonction de la spécialité, du secteur d’activité et des responsabilités, certaines parties du processus global sont souvent considérées comme partie intégrante de l’output management, par exemple la gestion centralisée des imprimantes grâce à un logiciel unique.

La notion d’ « output management » comprend au contraire le déroulement global commençant par la création d’un document à partir des contenus disponibles dans les différents systèmes d’entrée, passant par le traitement complet et finissant par la transmission aux destinataires souhaités ou par l’archivage dans l’archive souhaitée. L’output management consiste donc à optimiser ce processus global par rapport au temps, à la qualité et notamment aux coûts.

Dans le domaine du traitement, outre les processus de traitement s’appuyant sur les documents et l’envoi, on inclut aussi la commande de tous les appareils associés au processus, par exemple les imprimantes, les machines de mise sous pli, etc. De surcroît, l’attention est portée sur la surveillance complète des différentes étapes partielles mais aussi sur un concept pour intercepter des erreurs ou prendre des mesures appropriées en cas d’erreur.

L’output management semble une solution intéressante notamment parce que l’utilisation de documents sans papier, par ex. factures au format PDF envoyées par e-mail, apparaît de plus en plus comme une alternative rapide et économique par rapport au document papier classique. De plus, le respect de conventions et normes spéciales, telles que l’observation des normes PDF/A pour la création de documents électroniques destinés à un archivage de longue durée, revêt une importance toute particulière.

Source : Compart

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