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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Economie de fonctionnalité

février 23rd, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 23 2015
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L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le  utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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décembre 8th, 2014 Posted in Coûts d'impression
déc, 08 2014
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Le TCO ou coût total de possession a été inventé par le cabinet Gartner. Cet outil de gestion a d’abord été créé pour calculer le coût global d’un poste informatique. Il est aujourd’hui étendu à d’autres domaines comme l’automobile ou l’impression (proche du poste de travail informatique). Il permet de piloter des flottes (ou parcs) en optimisant les coûts qu’ils soient directs ou indirects.

Dans le domaine qui nous intéresse, l’emploi du terme coût total est un peu abusif car son calcul est plus ou moins complet selon les enjeux du projet d’optimisation. S’il s’agit de réaliser des économies à court et moyen termes, il n’intègrera que les coûts directement liés aux matériels et aux logiciels. S’il s’agit d’évaluer l’intérêt d’externaliser la gestion des systèmes d’impression, il intègrera les coûts en ressources humaines (équipes informatiques, utilisateurs,…).

Le TCO réel est constitué de 4 éléments :

  • les frais de gestion
  • les coûts du matériel et des solutions logicielles associées
  • les frais de fonctionnement
  • les coûts des arrêts et pannes.

Dans chacun de ses éléments, nous trouvons des coûts « évidents » et d’autres cachés.

Ainsi le coût du traitement des factures fournisseurs (17 € en moyenne par facture) entre dans les frais de gestion. Par conséquent, on aura intérêt à limiter le nombre de prestataires et à négocier la maîtrise du nombre de factures annuelles ( 2 factures par trimestre pour l’ensemble des moyens d’impression représentent un coût de gestion annuel de 136 € et dans votre entreprise ?).

Autre exemple, les coûts générés par un matériel en panne pendant 48 heures alors qu’aucune solution de secours n’a été prévue et organisée peuvent être très importants : temps perdu pour l’utilisateur, embouteillages sur les autres matériels qui, à leur tour, risquent de tomber en panne pour cause de sur-utilisation, documents non produits en temps et en heure, documents de qualité insatisfaisante (s’il s’agit d’un devis client, il sera peut-être cause de la perte d’une affaire)… Cet aspect devra donc faire l’objet d’une attention particulière pour limiter les pannes et leur incidence ( dimensionnement, formation utilisateur, engagements de services, maintenance préventive…) et organiser les solutions de secours.

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mai 27th, 2013 Posted in Coûts d'impression
mai, 27 2013
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Si vous vous intéressez à l’optimisation des systèmes d’impression, vous avez forcément entendu parler du TCO. Mais, comme souvent pour les acronymes et le jargon professionnel, ceux qui en parlent partent du principe que chacun sait de quoi il s’agit. Pour ma part, j’aime bien revenir à la définition précise de ce genre de termes. Ainsi, je suis sûre de les utiliser à bon escient et, en partageant la définition, je m’assure que nous parlons tous de la même chose.

Aujourd’hui, je vous propose donc de partager la définition du TCO.

Littéralement, TCO est un acronyme anglais pour désigner le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Cette notion découle de la notion de coût du cycle de vie qui est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie ». Son évaluation consiste à  à chiffrer l’ensemble des coûts prévisionnels d’un produit pendant toutes les phases de son cycle de vie, depuis les études préalables jusqu’à son retrait de service. Cette évaluation inclut les coûts du produit principal ainsi que ceux de ses éléments annexes.

Ainsi le TCO d’un produit se compose de :

  • son coût d’acquisition,
  • son coût de propriété (utilisation et maintenance),
  • son coût de démantèlement (ou de retrait de service). Le retrait de service peut engendrer des coûts négatifs (réutilisation ou revente de certains éléments).

Prenons l’exemple du calcul du TCO d’un micro-ordinateur. Il comprend :

  • le prix d’achat du matériel ou le coût de location,
  • les coûts d’acquisition de tous les logiciels au cours de la vie de l’ordinateur,
  • tous les coûts d’utilisation, comme
    • les réparations ;
    • les services de hotline ou de helpdesk;
    • mais aussi tous les coûts liés à l’installation d’un système d’exploitation (ou de nouvelles versions), de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions). Ces coûts qui représentent très souvent un pourcentage important du TCO sont souvent largement sous-estimés
  • plus les coûts de destruction, moins les éventuels gains à la revente ou au recyclage.

Pour ce qui concerne le calcul du TCO des systèmes d’impression, l’étude s’arrête souvent au coût de propriété puisque l’organisation utilisatrice ne paie pas directement le coût du démantèlement (Cf DEEE).

Le calcul du TCO d’une imprimante devrait s’approcher de l’exemple précédent. Mais, les coûts liés aux changements de versions de drivers, à l’assistance aux utilisateurs, au changement des consommables, à la mauvaise utilisation des fonctionnalités sont très souvent sous-évalués voire non pris en compte.

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octobre 13th, 2011 Posted in Coûts d'impression
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Les entreprises se préoccupent enfin des coûts de leur parc d’impression. Ces derniers sont longtemps restés en dehors de la démarche qu’elles ont entamée depuis quelques années pour mieux les contrôler. Tout y est passé pourtant, du poste de travail jusqu’à l’infrastructure réseau la plus complexe. Sauf les imprimantes. Car celles-ci ne sont pas considérées comme des produits « nobles » , trop marquées « commodities » , et surtout parce que la gestion du parc d’imprimantes a toujours été éclatée entre plusieurs services. À l’informatique la tâche de s’équiper de matériels d’impression au plus bas prix, aux services généraux, celle de s’occuper des consommables.Or, une politique de contrôle des coûts digne de ce nom doit fédérer sous une même férule tout ce qui peut aider à les gérer.

Les fournisseurs d’équipements, qui sont impatients d’assurer des services de gestion de parcs, constatent avec plaisir que leurs arguments commencent à porter, aidés en cela par la vague de contrôle des coûts qui agite leurs clients. Et par le Gartner Group, grand chasseur des TCO (total cost of ownership) devant l’Éternel : la société d’études a évalué de 1 à 3 % du CA ces coûts d’acquisition et d’exploitation des parcs d’impression. De quoi en refroidir plus d’un. Les entreprises ne sont pourtant que 12 % à connaître le budget total consacré à l’impression, selon IDC France.

À leur décharge, rien ne semble plus difficile et plus chaotique que de mesurer l’exacte étendue d’un parc par définition très fragmenté, avec un nombre parfois considérable de prestataires, de services clients, de consommables. Il est surtout compliqué de savoir qui imprime quoi. D’où la multiplicité d’offres d’audit qui voient le jour sur le marché, relayées par les constructeurs de multifonctions et d’imprimantes et aussi quelques spécialistes des services informatiques. Car pour l’instant, ce sont surtout les entreprises de plus de 1 000 salariés qui s’y intéressent, même si de l’avis des acteurs de l’industrie et de la distribution, les entreprises de toutes tailles peuvent être concernées par la maîtrise des coûts d’impression. Les petites et moyennes entreprises pourront bénéficier d’offres plus adaptées d’audit et d’accompagnement de cabinets indépendants mais ces offres n’en sont qu’à leurs débuts.

Source : décision distribution

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TCO : qu’est-ce que c’est ?

mai 10th, 2011 Posted in Coûts d'impression
mai, 10 2011
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TCO : Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Ce terme est très employé en matière de coûts d’impression, peu défini.

Le concept de TCO a été développé par le Gartner Group en 1998. A l’époque, il s’agissait de permettre aux entreprises de mesurer le coût réel de leur parc de micro-ordinateurs. La méthode a depuis été appliquée pour calculer des coûts plus complexes : call centers, entrepôts de données ou encore solutions de CRM.  Pour une définition plus globale, on retiendra que le TCO est la somme des coûts directs et indirects liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance du capital de technologie d’information tout au long de sa durée de vie. Le TCO distingue ainsi les coûts de déploiement initial et les coûts d’utilisation récurrents, incluant la maintenance et l’administration des outils, bien sûr, mais aussi la formation des utilisateurs finaux. Outre son analyse en profondeur de l’activité, l’autre grand apport du TCO est d’apprécier les coûts dans le temps : une dimension essentielle pour évaluer des choix économiques à long terme !

En utilisant cette méthode, le Gartner Group a estimé la ventilation des coûts sur 5 ans d’une solution informatique décisionnelle : 13 % pour le matériel, 19 % pour les logiciels, 29 % de coûts de mise en place et 39 % de coûts de support et d’infrastructure (les deux derniers étant exprimés en jours / hommes). « Le coût du logiciel est l’arbre qui cache la forêt ! commente Jack Voileau, Directeur du développement des Solutions pour les ERP chez SAS France. Dans le temps, le principal enjeu pour les entreprises est de maîtriser les coûts de formation et de support », poursuit-il.

Ces constats pour les systèmes d’informatique décisionnelle peuvent tout à fait être transposés aux systèmes d’impression : le principal enjeu pour les organisations est l’accompagnement des utilisateurs vers des pratiques d’impression plus économes et plus durables  et le support pour un parc fiable, évolutif et rationnel.

Aujourd’hui, le calcul de TCO pour les solutions d’impression intègrent l’acquisition du matériel, des consommables, les frais financiers, les contrats de maintenance, les interventions facturables. Il est encore difficile de mener un projet de rationalisation en intégrant les coûts de non  disponibilité du matériel, de gestion de stock des consommables et des matériels, de contrôle de factures, de mésusage des matériels. Les responsables des parcs d’outils d’impression pensent qu’il s’agit d’une méthode pour gonfler les coûts initiaux et mettre en avant de plus grandes économies. Pourtant, ces coûts indirects sont bien réels et non négligeables.

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