Dans l’article du 7 juin, nous évoquions les ateliers intégrés d’impression ou de reprographie comme moyen d’impression à disposition des utilisateurs. Ces ateliers sont très caractéristiques des équipements publics et sont plus rares dans les organisations privées.
Les ateliers intégrés d’impression ou de reproduction des administrations représentent pour leur part entre 3 et 5 000 unités impliquant des organisations, des structures, des moyens techniques et humains ainsi que des modes de
fonctionnement et de gestion extrêmement contrastés. Cette situation est autant due à l’historique de création et de développement propre à ces services qu’aux bouleversements technologiques successifs intervenus depuis une quinzaine d’années. En effet, les évolutions technologiques n’ont pas toutes été assimilées au même niveau par les administrations. Dès lors, en fonction des efforts fournis, des moyens disponibles et des priorités définies en interne, les administrations se situent à différents stades de modernisation.
Le recours aux ateliers intégrés trouve sa justification dans les contraintes particulières suivantes :
- Urgence : elle se caractérise par le délai souvent très court entre le moment où le texte est produit par son rédacteur et celui de sa diffusion.
- Seulement, il faut admettre que le rythme de travail est plus lié aux habitudes de traitement des affaires au coup par coup, qu’à une réelle nécessité. Un minimum de planification du travail administratif permettrait souvent de résoudre les problèmes ainsi posés en imposant moins de contraintes aux imprimeries administratives ou en recherchant d’autres modes d’organisation de la production imprimée.
- Seules les demandes d’exécution inférieures à 24 heures doivent être considérées comme urgentes. Par ailleurs, il est souhaitable d’analyser les surcoûts engendrés par l’application de ce critère de manière à éliminer les demandes injustifiées.
- Confidentialité : le caractère confidentiel de certains documents est souvent attribué par des textes réglementaires qui,
- dans ce cas, imposent également leurs modalités d’élaboration et de reproduction. Plus souvent, il est imposé de façon discrétionnaire par l’autorité administrative. Toutefois, ce caractère est souvent limité dans le temps et disparaît lorsque le document est rendu public. C’est pourquoi, on peut en faire une analyse objective en considérant le délai intervenant entre la fin de la reproduction définitive et celui de la publication. Plus ce délai est court, moins les possibilités d’indiscrétion sont importantes, et moins contraignantes en sont les modalités matérielles.
- En revanche, répondent à ce critère tous les documents ayant un caractère » secret » ou » confidentiel » permanent, de même que de nombreux documents préparatoires, nécessaires à l’élaboration du document final publié.
- Souplesse : elle est nécessitée par la fréquence des révisions en cours de production d’un document et/ou les conflits de priorité qui amènent à interrompre un travail en cours pour permettre l’exécution d’un autre jugé plus urgent. L’analyse statistique de la fréquence des travaux interrompus par rapport à l’ensemble des travaux permet de mesurer la souplesse nécessaire à la satisfaction du besoin.
- Variabilité de la charge : la production administrative est très variable dans le temps et des phénomènes de pointes de charge sont
très fréquemment rencontrés. La demande peut varier, d’une période à l’autre, du simple au double ou au triple, voire plus.
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