De nombreux projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression se terminent à l’implantation de l’équipement cible.
Autant dire que ces projets n’atteignent pas les objectifs fixés (économies, productivité, satisfaction des utilisateurs, diminution des volumes imprimés, maîtrise des impressions couleur…). Autant dire que tout est à refaire au bout de 36 mois. Autant dire que sans pilotage post implantation, il aurait été moins coûteux, plus rapide et plus simple de remplacer chaque matériel par son équivalent plus moderne.
L’optimisation ne va pas de soi. Il ne suffit pas de mettre en place des matériels centralisés avec des lecteurs de badges pour avoir un parc de systèmes d’impression opérationnel.
Le parc implémenté doit être suivi de près. Les déviances doivent être corrigées dès le départ. Ainsi, un matériel qui serait trop sollicité par rapport aux prévisions doit très rapidement être identifié. Il doit faire l’objet d’une analyse pour connaître les raisons de cette sur utilisation (délaissement d’un autre matériel, utilisateurs imprévus,…). Il devra peut-être être changé rapidement pour un matériel plus performant. Cette vigilance aura permis d’éviter des pannes à répétition préjudiciables à l’acceptation du projet et à la productivité. Elle aura également permis de ne pas perdre le bénéfice financier de l’optimisation par une explosion des volumes sur un matériel dont le prix copie est relativement élevé.
Au-delà de cette gestion du « quotidien », le pilotage permettra d’avoir une vision évolutive des besoins et, sauf gros changements structurels, il ne sera pas nécessaire de repasser par la case audit et préconisations pour faire évoluer le parc.
Votre projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression ne se termine pas par l’implémentation. Je serais tentée de dire qu’il commence…
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