Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.
Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.
Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.
Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :
- Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
- Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
- Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
- Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
- En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.
La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.
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