Bien que l’optimisation des services d’impression et du parc d’imprimantes soit une démarche judicieuse et efficace pour réduire les coûts, elle ne conjure pas les deux cauchemars informatiques les plus récurrents : l’impression inutile et l’absence de sécurité des documents.
Des rapports montrent qu’environ 20 % de toutes les impressions papier sont oubliées, perdues ou jetées sans être lues. En outre, 40 % de toutes les impressions représentent des contenus en ligne et 80 % de toutes les tâches d’impression sont destinées à une utilisation interne. Dans les environnements classiques, les documents sont, par défaut, imprimés en couleur et sur une seule face de la feuille. Pour les entreprises de tailles moyennes et grandes, ces tendances se soldent par un énorme gaspillage de papier et de coûteuses cartouches de toner.
La confidentialité est essentielle pour tout type d’activités, et l’impression traditionnelle est généralement synonyme d’une déficience latente de sécurité. Des documents imprimés laissés à proximité des imprimantes sont autant de fuites d’informations potentielles. Les multifonctions permettent l’envoi de fax et d’e-mails au nom de l’entreprise tout en stockant les informations dans leur mémoire. Sans mesures de protection, n’importe qui peut accéder à ces machines et s’en servir.
L’impression inutile et non sécurisée découle usages habituels de l’impression dans les organisations. Dans la plupart des cas, ces dérives perdurent parce que les entreprises n’ont aucun moyen de surveiller ou d’agir sur le comportement d’impression des utilisateurs. Seuls des initiatives d’envergure telles que l’optimisation du parc de systèmes d’impression, l’amélioration des services informatiques et l’accompagnement des utilisateurs à court et moyen terme peuvent permettre d’infléchir ces comportements.
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