L’optimisation des systèmes d’impression passe très souvent par la centralisation des impressions vers des multifonctions.
Nous préférons aborder l’optimisation sous l’angle de la mutualisation des moyens d’impression. En effet, la définition de « mutualiser » est : « regrouper les moyens, les savoirs et savoir-faire afin d’économiser davantage ». Cela nous semble tout à fait adapté à de nombreux projets que nous avons accompagnés.
Mais au-delà des économies recherchées, mutualiser les systèmes d’impression permet de :
- favoriser la collaboration entre les utilisateurs
- favoriser les échanges (échanges de pratiques, de connaissances…)
- libérer du temps (les matériels sont plus performants,…)
- améliorer la qualité du service (qualité des impressions, de la maintenance,…)
Ces résultats tangibles s’ajoutent aux économies financières. De plus, mis en avant auprès des utilisateurs, ils permettent de les accompagner vers l’appropriation de la nouvelle organisation. Alors que l’utilisateur perçoit immédiatement comme un inconvénient de devoir se déplacer pour imprimer, les avantages réels de la mutualisation doivent être expliqués et valorisés.
Au-delà de cette communication, la réussite de ces projets nécessite une gestion très rigoureuse (les outils mutualisés doivent être parfaitement dimensionnés, les consommables approvisionnés sans rupture…). Elle impose également un parc entretenu et régulièrement renouvelé (3 ou 4 ans) pour assurer la continuité de service indispensable.
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