La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.
De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.
L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.
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