Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.
En effet, quand les directions optent pour une diminution des achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.
Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.
L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…
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