C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.
Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.
Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).
Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :
Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.
Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.
Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.
Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.
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