L’accompagnement des utilisateurs face à l’optimisation des systèmes d’impression se limite très souvent à une communication en amont, une annonce au moment du déploiement et une formation plus ou moins utile.
Pourtant, au sens littéral, accompagner une personne consiste bien à l’amener jusqu’à l’endroit où elle doit se rendre et s’assurer qu’elle est bien au bon endroit.
Il est donc très utile de s’assurer que les utilisateurs sont bien arrivés, c’est-à-dire qu’ils maîtrisent les nouvelles règles (quand faire appel à l’atelier de reprographie ?), les nouvelles procédures (où dois-je déposer mes consommables usagés ?), les nouvelles fonctionnalités (Comment scanner vers mon adresse mail ?), … La formation et la communication à priori ne constituent pas une garantie que chacun s’est approprié les nouveaux outils. Elles sont nécessaires mais pas suffisantes.
Le meilleur moyen de s’assurer que tout va bien pour les utilisateurs, c’est encore de le leur demander. Ainsi, les projets d’optimisation des systèmes d’impression (et surtout les projets ambitieux) devraient comprendre la mise en place d’une enquête de satisfaction quelques semaines après sa mise en œuvre complète (déploiement physique + formations + mise en place des modes opératoires).
Certains penseront que cette enquête risque de remonter des avis négatifs et des rancœurs, notamment face au retrait de moyens d’impression personnels. Elle le fera sûrement mais il vaut toujours mieux permettre au mécontentement de s’exprimer dans un cadre maîtrisé plutôt que de le laisser compromettre la réussite du projet au travers de comportements qui peuvent aller jusqu’à des pannes provoquées.
Cette collecte de la parole des utilisateurs permettra également d’ajuster le projet (procédures à adapter à des contraintes, formations à compléter, évolutions à prévoir,…). Ces ajustements peuvent permettre à des personnes sceptiques (voir hostiles) d’accepter, d’adopter les nouveaux outils et d’admettre que l’optimisation leur a apporté des plus.
A lire aussi
Gestion de parc ou administration de parc ?
Accompagner l’optimisation des impressions