Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.
Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.
Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :
- Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
- De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
- De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
- Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
- Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
- Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
- Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
- Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…
Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.
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