Qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration, le renouvellement des systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).
Au delà de cette veille nécessaire, une autre condition de la réussite de ce type de projet est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ou 4 ans avec des outils inappropriés.
L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à toute consultation. Il permet de :
- Connaître parfaitement le parc actuel y compris dans les sites éloignés.
- Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
- Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
- Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
- Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
- Obtenir des offres comparables grâce à des matrices de réponses standardisées.
Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet. Malheureusement c’est souvent la contrainte de temps qui limite la prise en compte des autres enjeux. Sachant que les phases de livraison (entre 4 et 6 semaines), d’analyse des offres (3 à 4 semaines), de réponse à la consultation (2 à 5 semaines) sont incompressibles, quand le temps fait défaut l’audit est souvent partiel, voire très succinct. Pourtant prendre le temps de faire un état des lieux précis, d’envisager plusieurs pistes d’amélioration et de choisir une politique d’impression sur le moyen terme fait au final gagner du temps (moins de risque de consultations infructueuses ou mal dimensionnées) et de l’argent (le nouveau parc est optimisé dans tous ses aspects).
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