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L’une des clés du succès d’un projet d’optimisation des impressions est la conduite du changement

La capacité à « changer les habitudes d’impression des collaborateurs » est l’un des critères principaux des entreprises envisageant un projet d’optimisation de leurs impressions. Les entreprises accordent une importance particulière à la possibilité de gérer de manière efficace les changements pour assurer la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et leur appropriation par chacun.
Insister sur l’importance de la conduite du changement revient à favoriser le retour sur investissement. La valeur ajoutée qu’offre aux entreprises un partenariat avec un prestataire de services doté de consultants sensibilisés à la conduite du changement est essentielle. Ce n’est qu’à cette condition que les entreprises peuvent véritablement comprendre et influencer l’exécution des tâches et les habitudes de travail des collaborateurs diplômés et qualifiés.

Susciter l’adhésion des collaborateurs envers les nouveaux processus et règles en matière documentaire tout en préservant leur efficacité et leur satisfaction ne fait pas nécessairement partie des critères auxquels on pense spontanément quant à l’optimisation des impressions. Cependant, la productivité des employés est l’une des trois principales préoccupations des cadres dirigeants.  Tout déploiement réussi d’un projet d’optimisation nécessite de prendre en compte au préalable la question du comportement des employés dans le but d’atteindre les gains de productivité souhaités.
Une fois la gestion efficace de l’infrastructure documentaire implémentée, l’un des premiers bénéfices des collaborateurs est que le personnel informatique passe moins de temps à répondre aux demandes d’assistance.  25 % des personnes interrogées ont cité la diminution des appels au Helpdesk comme l’un des principaux avantages de l’optimisation. Cela permet au personnel informatique de se concentrer sur son cœur de métier et sur les tâches critiques pour l’activité de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un projet d’optimisation des impressions nécessite une implication des cadres dirigeants.
Ce message doit aussi être délivré à tous les niveaux de l’entreprise. Les consultants en optimisation des parcs doivent accorder une importance réelle à la communication interne liée à la mise en œuvre du projet et aux changements qui en résultent dans le fonctionnement de l’organisation. Concernant la réussite du projet, l’une des trois principales préoccupations exprimées est la crainte que ce dernier ne remporte pas suffisamment l’adhésion des employés.  Un projet ne peut réussir sans l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement fait partie intégrante du processus de sa mise en oeuvre, et reste un élément clé pendant toute la durée du contrat.

Les décideurs informatiques comptent souvent sur les prestataires de services potentiels pour obtenir avant tout l’engagement des cadres dirigeants. Or, les prestataires de services peuvent également fournir une assistance essentielle pour soutenir le processus de conduite du changement en :

• communiquant autour changement — pourquoi, où et comment
• répondant aux préoccupations et en réagissant par rapport aux commentaires
• identifiant les avantages pour l’entreprise et plus précisément pour le personnel
• mettant en avant l’alignement avec la politique de l’entreprise (les buts et les valeurs de la société, le développement durable, une meilleure efficacité des processus, davantage de collaboration en ligne)

Un plan de communication interne concourt à une communication et une gestion efficace de la politique d’impression et du document telles qu’elles ont été établies par le client et le fournisseur. Un plan développé et mis en place de manière adéquate
garantit une communication efficace de l’entreprise vers les employés, ce qui contribue à encourager et à optimiser les économies au niveau opérationnel, tout en limitant le risque que les employés développent des résistances. La capacité d’un fournisseur à garantir la satisfaction de l’utilisateur final influence grandement le processus de sélection d’un prestataire. Il est ainsi essentiel que le fournisseur soutienne l’initiative du plan de formation interne et propose des recommandations afin d’initier le changement .

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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