Quand faut-il agir ? En pleine croissance, il convient plutôt de maîtriser la croissance des frais généraux, en baisse d’activité, il est trop tard. Il faut donc agir quand tout va bien, lors de réflexions sur l’organisation de l’entreprise, ses objectifs et les moyens de les atteindre. C’est donc l’occasion d’un plan d’action en matière de frais généraux.
Par quoi commencer ? Un plan de réduction des frais généraux doit commencer par une analyse des masses financières
concernées. La comptabilité ne permet généralement pas d’obtenir directement cette information. Il faut donc recombiner les données et les analyser.
Quels leviers d’action ? La baisse des prix par la négociation, la maîtrise de la consommation, la modification des spécifications pour les produits ou services, le choix entre « faire » et « faire faire », l’organisation des achats.
Qui va s’en charger ? Le recours à un prestataire externe peut apporter à l’entreprise une solution pour l’optimisation de ces frais généraux. La première caractéristique de ces cabinets est d’être tout simplement disponibles pourse pencher sur les dossiers. La deuxième est qu’il est plus facile pour le Directeur Général de confier cette mission à un cabinet externe plutôt que de demander
aux collaborateurs, en plus de leur quotidien, d’assurer la mission ingrate d’éplucher les factures…
Comment mesurer le résultat ? La performance achats est généralement mesurée par la baisse des charges, l’augmentation moindre des coûts. Les indicateurs portent sur: décisions de non achat (meilleure utilisation des moyens existants), les différences entre budget N et N-1, les différences entre prix de marché et prix obtenus, les remises sur achats, le nombre de fournisseurs et les modes d’achats. Pour les frais généraux, la notion de satisfaction du client interne est importante. L’une des difficultés généralement rencontrée est que la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivité mais aussi en terme de qualité et de suivi, difficiles à quantifier.
A lire aussi
La réduction des coûts d’impression
Des coûts d’impression ? A quoi ça ressemble ?