De nombreux grands groupes ont mis en place le reporting des activités de leur parc de systèmes d’impression. Ils font alors appel à leurs fournisseurs. Ceux-ci fournissent des prestations très hétérogènes :
- Mise en place d’une solution logicielle pour obtenir les statistiques du parc (volumes par matériels, par utilisateurs, couleur…)
- Envoi trimestriels de tableaux reprenant les statistiques de volumes, de pannes, d’interventions…
- Mise en place de comités de pilotage trimestriels au cours desquels sont abordées les questions de statistiques techniques (volumes, pannes, interventions, sur et sous utilisation…), les questions financières (budgets par service, par technologie…), les questions d’évolution du parc (utilisation, formations utilisateurs, solutions de routage des impressions, solutions de sécurité…).
Ces reportings ne sont pas toujours une priorité dans les grands groupes et sont quasiment inexistants dans les PME. Les fournisseurs y voient plutôt une source de coûts (des prestations de qualité réclament la mise à disposition de ressources), une source de discussions pas forcèment à leur avantage (délais non respectés, pannes récurrentes, facturation chaotiques). Il est vraiment dommage que cet aspect de la gestion des parcs d’impression ne soit pas davantage mis en avant. Les bénéfices de la mise en place du reporting sont pourtant nombreux :
- gérer l’approvisionnement en consommables (stocks tampons, commandes automatiques…).
- gérer les parcs déployés sur divers sites (centralisation des données et homogénéisation des pratiques).
- contrôler et assurer la facturation.
- s’assurer que le fournisseur respecte ses engagements de service.
- mettre en place des plans d’action correcteurs face à d’éventuelles dérives (surconsommations, pannes récurrentes…).
- s’assurer que les pratiques et le parc en place permettent d‘atteindre les objectifs de l’entreprise (économies, développement durable, productivité…).
- préparer l‘évolution du parc en fonction de l’évolution des besoins.
Tous ces enjeux valent bien de consacrer quelques ressources au reporting des activités de votre parc. Il s’agit de mettre en place des outils, des indicateurs et d’organiser trimestriellement l’échange de votre vision avec celle de votre fournisseur.
Si vous ne pouvez pas dégager les ressources nécessaires en interne, ASSPI vous accompagne et met à votre disposition ses compétences.
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