Il est des tâches que tout le monde préférerait déléguer, mais auxquelles on ne peut tout simplement pas échapper. Le maintien à jour des stocks d’encre et de toner de votre entreprise en fait probablement partie. Souvent, chaque département est responsable de ses propres consommables, et doit parfois obtenir l’accord du service de comptabilité et des achats avant de passer commande. Lorsque vous totalisez le temps passé par le personnel à la commande, la réception, le stockage et l’installation des nouveaux consommables, vous obtenez un nombre important de ressources consommées pour des tâches de routine faciles à automatiser.
Gérer des consommables s’avère encore plus compliqué que gérer un parc d’impression. Longtemps encore après leur mise en place, les imprimantes et multifonctions ont toujours besoin de cartouches d’encre et d’autres consommables : un coût caché qui échappe peut-être déjà à votre contrôle.
La plupart des entreprises négocient avec leurs fournisseurs et définissent un prix unitaire par article ce qui permet à chaque département de gérer ses propres commandes. Ce système est simple mais coûteux. Des salariés qualifiés se connectent à des sites Web pour commander les consommables et passent en moyenne 20 minutes par visite. En règle générale, les commandes individuelles sont assez petites ce qui entraîne la multiplication des transactions et des frais d’expédition élevés, surtout si les utilisateurs choisissent des formules d’expédition express, toujours plus coûteuses.
Cependant, votre stock peut se retrouver encombré par des produits qui ne seront pas utilisés avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Beaucoup d’entreprises monopolisent un nombre considérable de ressources pour la gestion du stock de consommables d’impression ce qui représente une perte d’espace et une perte financière importantes.
Il est possible de résoudre tous ces problèmes et de réduire vos dépenses en mettant en place une véritable gestion des consommables. Elle passe par :
- la surveillance en temps réel de vos niveaux de consommables
- des commandes automatisées
- des livraisons avec des délais optimisés.
- la standardisation optimale des matériels et donc des consommables.
Vous pouvez considérablement réduire vos niveaux de stock sans jamais être en rupture. Cette gestion nécessite la mise en place d’un partenariat avec vos fournisseurs de systèmes d’impression. Ainsi vos accords d’acquisition de matériels devraient systématiquement comprendre des clauses concernant la gestion conjointe des consommables.
Voici ce que vous pouvez en attendre :
- Conformité de toutes les commandes aux conditions des contrats.
- Maîtrise des frais d’expédition éventuels.
- Suppression des commandes frauduleuses (consommables utilisés à titre personnel par les collaborateurs) ou excessives.
- Confirmations de réception des demandes.
- Réduction des stocks, moins de risques de pertes de produits et d’obsolescence.
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