Qu’il s’agisse d’une organisation privée ou publique, la consultation de prestataires pour l’équipement en systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).
Préoccupé par le fait d’être un acheteur informé, certains en oublient qu’une autre condition de la réussite de ce type de consultation est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ans avec des outils inappropriés.
L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à la consultation. Il permet de :
- Connaître parfaitement le parc actuel.
- Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
- Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
- Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
- Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
- Obtenir des offres comparables.
- Montrer sa valeur ajoutée sur le sujet.
Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet ( un budget annuel d’impression inférieur à 10 000 € doit-il nécessiter un audit de 3 semaines ?).
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