Les modes opératoires mis en œuvre dans la gestion du parc des systèmes d’impression sont rarement formalisés. Ils sont parfois même très obscurs pour l’utilisateur final qui, interrogé, ne sait pas par quel miracle la cassette se remplit de papier.
Pourtant ces procédures, ces pratiques ont un impact direct sur le coût et la productivité du parc. Ainsi, alors que les entreprises demandent aux fournisseurs de copieurs d’intervenir dans les 8 heures ouvrées car l’outil est toujours sensible et vital, ces mêmes entreprises n’ont pas pris la peine de formaliser la procédure de changement de la cartouche d’encre et peuvent voir leur copieur indisponible pendant plusieurs heures avant qu’un utilisateur avisé et volontaire ne trouve une cartouche et la change.
Les domaines dans lesquels il est important d’optimiser les modes opératoires sont :
- Les impressions et la gestion des documents : quels documents sont imprimés en couleur ? quel usage est-il fait des documents imprimés ?…
- Les consommables et les dépannages : Y-a-t-il un stock de consommables ? Qui remplace les cartouches usagées ? Qui demande les dépannages ?…
- Les achats et les relations fournisseurs : Comment suis-je informé des nouveautés technologiques ? Quelle communication avons-nous avec nos fournisseurs ?…
- La facturation et les règlements : les factures de mes fournisseurs sont-elles fiables ? Sont-elles facilement vérifiables et lisibles ?…
Tous ses points peuvent faire l’objet d’une optimisation et apporter ainsi une réelle amélioration de service pour les utilisateurs (une contrepartie intéressante au fait de « perdre » sa petite imprimante personnelle.).
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