Les paramétrages par défaut des matériels d’impression sont souvent négligés : le technicien du fournisseur a des objectifs de déploiement qui ne lui laisse pas le temps de s’en soucier, les équipes internes ne mesurent pas toujours l’impact de leur absence ou de leur incohérence avec les usages.
Les 2 paramétrages les plus utilisé et quasiment universellement reconnus comme responsables et souhaitables sont le recto-verso et l’impression N&B. C’est déjà un bon début s’ils sont effectivement appliqués à l’ensemble des matériels (copieurs, imprimantes).
Le basculement automatique des bacs papier n’est pratiquement jamais étudié et pourtant …. S’il est paramétré (il s’agit souvent du réglage usine des copieurs) à mauvais escient il peut entraîner une consommation excessive et inutile de papier à entête ou de pré-imprimés. En effet, une fois le bac de papier blanc vidé, la machine, prend le papier dans le bac suivant qui contient du papier spécifique. Cela entraîne un inconfort d’utilisation qui amène les utilisateurs à incriminer la partage des matériels au motif que si l’imprimante était près d’eux ils pourraient changer le papier quand ils en ont besoin. Ce « dysfonctionnement » peut être un frein important à un projet de mutualisation des outils d’impression. Il suffit pourtant de dédier un bac au papier spécifique (entête ou imprimé) pour empêcher le basculement automatique et ainsi assurer le bon fonctionnement de la solution.
Dans le même ordre d’idée, le fait de paramétrer par défaut le bac papier qui sera utilisé pour les réceptions de fax permet d’utiliser du papier de couleur par exemple pour différencier ces documents des impressions. De plus, cela évite de voir certains fax s’imprimer en A3 parce que l’expéditeur a passé son original dans le sens paysage.
Ces paramétrages doivent avoir été pensés au départ, dans le cadre de l’optimisation du parc. Ils doivent faire l’objet d’un accord entre le(s) fournisseur(s) de systèmes d’impression et son client. Ils doivent avoir été expliqués aux utilisateurs dans le cadre de la politique d’impression et ils doivent être appliqués à tout matériel d’impression.
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