A priori, en dessous de 20 matériels, ça paraît plutôt simple. Et pourtant…
Déployer 20 photocopieurs, ne nécessitait que de s’assurer que les emplacements prévus étaient suffisamment grands et équipés d’une prise électrique. Déployer une vingtaine d’imprimantes était un peu plus complexe mais ne nécessitait que de s’assurer de la disponibilité d’une prise réseau ou d’un port USB et d’une méthode efficace de déploiement des drivers.
Déployer un parc mixte d’outils d’impression optimisé nécessite une vraie gestion de projet. Il faut :
- Prévoir les éventuels travaux nécessaires : installations de prises réseaux, de prises téléphoniques, aménagements d’espaces (tables, étagères)…
- Prévoir le cadencier précis de déploiement (combien de machines par demi-journée, sur quelle durée,…)car il est souvent peu rationnel de se contenter de fixer une date.
- Prévoir le cadencier de retrait des matériels en place. Les fournisseurs non retenus font souvent preuve de peu de bonne volonté pour retirer leurs matériels et les imprimantes acquises posent parfois des problèmes de stockage ou de gestion des déchets.
- Prévoir les réglages par défaut qui seront mis en place sur l’ensemble du parc : recto-verso, N&B…
- Prévoir le déploiement des drivers d’impression, des utilitaires pour scanner, faxer, sécuriser, tracker…
- Prévoir le planning des formations utilisateurs en envisageant si possible une séance dès la mise en place et une autre 3 semaines plus tard pour les fonctions avancées.
- Prévoir la gestion des consommables : approvisionnement, création du stock tampon, procédures de commandes automatisées, recyclage des cartouches vides…
- …
Certains diraient qu’une fois le ou les prestataires choisis, le projet d’optimisation du parc est terminé. J’ai tendance à penser qu’il ne fait que commencer… Pour leurs clients grands comptes, les prestataires mettent à disposition un chef de projet qui va piloter tous ces aspects. mais pour les autres, il faudra trouver d’autres ressources. Une des solutions peut être de confier le pilotage du déploiement au consultant qui a mené l’audit ou à un spécialiste du secteur. Au final, il peut s’avérer très judicieux et économique de consacrer une petite partie des économies générées par l’optimisation au pilotage du déploiement du parc. Combien coûte un retard de livraison de plusieurs jours ? Combien coûte l’indisponibilité d’un matériel loué pour cause de connexion retardée ? Combien coûte le temps perdu par les utilisateurs à s’auto-former sur des matériels dont ils n’utiliseront que 10 % des fonctionnalités ? Combien coûte le temps passé par vos équipes à trouver une place temporaire pour les matériels à jeter ou à faire reprendre ?
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