Les coûts d’impression peuvent représenter 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Un budget qu’il est possible de réduire jusqu’à un tiers, en rationalisant le parc d’imprimantes et en contrôlant mieux les travaux d’impression.
Combien d’imprimantes sont en service dans votre entreprise ? Combien de pages sont imprimées par mois ? Pour quel coût global ? Quel est le prix de revient à la page pour chaque type d’imprimante utilisée ? Qui sont, dans l’entreprise, les plus gros consommateurs ? Celui qui est capable de répondre à toutes ces questions peut passer son chemin. Il tient en sa main les principaux éléments pour mener à bien une politique de gestion de l’impression. Pour les autres, une bonne nouvelle. Ils ont, à portée de main, un gisement d’économie sur leurs frais généraux.
Le faible prix d’achat des imprimantes d’entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d’antan sont devenus des « multifonctions » reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, sont devenues des « tout-en-un ». Bref, la frontière entre imprimantes et copieurs n’existe plus.
Le point clé d’une bonne gestion de l’impression, c’est la connaissance du parc et des coûts qu’il génère. Un recensement précis est bien sûr indispensable et la centralisation des commandes de consommables et des demandes d’intervention de maintenance évidemment nécessaire mais pas toujours vérifiée dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il sera alors possible de connaître exactement le coût des impressions, en n’omettant pas de réunir imprimantes et copieurs. Les enquêtes montrent qu’il s’imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d’utilisation d’un copieur est inférieur à celui d’une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd’hui réunis, mais il subsiste des différences dans le mode de facturation.
Impressions à la demande
Les fabricants historiques de copieurs font la promotion de la facturation à la page, un système bien rodé, qui a le mérite de la transparence et qui permet de connaître avec précision l’état des impressions machine par machine. Des spécialistes comme ASSPI proposent de réaliser une expertise qui débouche sur des conseils d’organisation et de rationalisation du parc. Avec à la clé, dans la plupart des cas, une diminution du nombre d’imprimantes. Des économies qui peuvent atteindre 30 %.
La technique est, dans ses grandes lignes, simple : suppression des imprimantes personnelles, installation d’imprimantes haut de gamme et de multifonctions, dont le coût à la page est inférieur, et qu’il est plus facile d’administrer. Les économies ne se trouvent pas toujours là où on les attendrait. La gestion des formulaires pré-imprimés, à l’aide d’un logiciel adéquat, permet de réduire le nombre de formulaires et surtout offre un système d’impression à la demande, ce qui évite de conserver les stocks, fait gagner du temps et supprime le pilon, où près d’un tiers des pré-imprimés finissent leur vie.
De leur côté, les spécialistes de l’imprimante bureautique ne nient pas l’intérêt théorique de ce système. Mais ils insistent sur les effets secondaires, où les freins psychologiques ne sont pas à négliger. La possession d’une imprimante personnelle est souvent associée à un statut au sein de l’entreprise…
Quant à la facturation à la page, elle est également discutée : une page presque blanche revient moins cher qu’une sortie de présentation marketing tout en couleur. En substance, le slogan s’apparente à « payez uniquement pour l’encre que vous utilisez réellement ». Sous-entendu, la facturation à la page, à la sauce copieur, peut se révéler peu intéressante. Quand, par erreur, on imprime une page blanche, celle-ci est facturée au même prix que les autres…Il n’y a donc pas de solution miracle mais bel et bien une solution adaptée pour chaque cas à condition d’établir un diagnostic précis et de se fixer des objectifs ambitieux mais réalistes… Seul un intervenant indépendant des constructeurs et autres distributeurs peut vous garantir l’analyse objective et les préconisations optimales pour votre organisation.
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