Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, personne ne songerait à se passer des chiffres : combien de pages ? combien de matériels ? quels coûts ? quelle proportion d’impressions couleur ?…
Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression personne ne songerait à se passer des aspects localisation : dispose-t-on de locaux dédiés ? les couloirs permettent-ils l’implantation de matériels ? à quelle distance des utilisateurs le système doit-il être ?…
Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, certains oublient le point de vue des utilisateurs. Sous couvert de questionnaires publiés sur l’intranet (auquel 5% des utilisateurs vont répondre !!!!!), sous couvert d’interroger les responsables de service (qui ne sont que rarement les plus grands producteurs d’impression), certains mènent le projet sans avoir pris la peine d’écouter vraiment la parole des utilisateurs.
Même si certains souhaits sont irréalistes, mêmes si certains utilisateurs ont du mal à prendre du recul par rapport à leurs pratiques quotidiennes, même si les contraintes budgétaires sont importantes, interroger et écouter les utilisateurs reste le meilleur gage de réussite du projet.
Cette écoute permet de s’assurer que l’on a bien compris les besoins factuels d’impression.
Elle permet de désamorcer dès le départ les malentendus et les a priori.
Elle constitue la deuxième étape de l’accompagnement au changement (après la communication expliquant le projet et ses diverses étapes).
Elle permet à l’auditeur externe de s’imprégner de la culture de l’entreprise et du climat qui y règne, deux facteurs qui influenceront la mise en œuvre du projet et choix décisionnels.
Cette parole doit donc être recueillie lors d’entretiens individuels ou de groupe. Ces entretiens devront porter sur un échantillon significatif de la population concernée (en quantité au moins 10 %, en qualité les métiers les plus représentatifs dans chaque service). La ou les personnes qui feront les préconisations pour le futur parc devront avoir mené au moins une partie de ces entretiens par elles-mêmes. Le guide d’entretien aura été adapté aux besoins de l’entreprise par les équipes qui pilotent de projet en interne et en externe. Ces précautions prises, il conviendra qu’un climat de bienveillance et d’écoute prévale.
Ces entretiens sont certes très gourmands en ressources mais tellement riches en enseignements…