Le Paper Free Day, c’était le 27 octobre, mais on peut le revivre quand on veut et, tant qu’à faire, multiplier l’opération. L’initiative vient de l’AIIM (association for information and image Management), organisme de normalisation et de standardisation qui prône régulièrement bonnes pratiques et stratégies en matière de gestion de contenu. Plutôt pro papier électronique – on s’en serait douté – l’organisation veut sensibiliser l’ensemble des entreprises et les invite à prendre dès que possible le virage du numérique. Elle n’en avance pas moins de solides arguments qui pointent notre facilité à gâcher de la cellulose. Et parmi d’autres constats relevés par l’AIIM, « Les entreprises détiennent aujourd’hui 10 fois plus d’informations qu’il y a cinq ans. Nombre d’entre elles peinent à assurer le suivi des liasses de factures, fiches clients et autres documents qu’elles conservent. Dans les grands centres urbains, des archives et fichiers d’entreprise, en nombre sans cesse croissant, occupent quelquefois des locaux les plus coûteux ».
En marge de cette journée mondiale sans papier, Iron Mountain a publié les résultats d’une étude qu’elle a fait réaliser par Coleman Parks Research auprès de 600 entreprises sur six marchés européens (France, Allemagne, Pays-Bas, Royaume-Uni, Espagne et Hongrie) : près de la moitié (45%) des entreprises interrogées sont confrontées à des problèmes pour gérer leurs informations tandis que 59% se disent préoccupées par l’espace que consomme le stockage des documents papier sur leur site. En outre, près de la moitié (49%) d’entre elles ne centralisent pas la responsabilité de la gestion documentaire, qui se trouve ainsi dispersée au sein de l’entreprise.
Pour Marc Duale, Président d’Iron Mountain, « avant de se lancer dans un programme de réduction du papier, les entreprises doivent déterminer quelles informations elles détiennent et distinguer celles qui présentent le plus de risques et de valeur. Les entreprises efficaces dans ce domaine conservent leurs dossiers critiques hors site, en toute sécurité, numérisent leurs documents papier et, lorsque cela est approprié, les détruisent et les recyclent ».
Souces : Printnews.
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