Globalement, quatre grandes tendances légitiment le recours à une rationalisation des impressions :
- Une méconnaissance générale des moyens, besoins et coûts d’impression.
- Une surcapacité en matériel :
– Un parc de matériel souvent excessif rapporté au nombre d’utilisateurs
– Des imprimantes utilisées en moyenne à moins de 10% de leur capacité.
– Une faible quantité de machines installées en réseau. - Une trop forte dépense de consommables entrainée par :
– Le suréquipement en matériel, notamment en imprimantes jet d’encre.
– Une trop grande diversité de modèles de matériels en service.
– Une gestion des matériels et des consommables complexe. - une surconsommation de papier, causée par :
– Le suréquipement en matériel d’impression.
– Les mauvaises pratiques d’impression
La mise en place d’une politique d’impression permet de faciliter la gestion et la maintenance des matériels.
La réorganisation du parc d’impression en libre service autour d’une sélection d’imprimantes et photocopieurs multifonctions à usage partagé se révèle être un gain de temps pour ses utilisateurs et pour les équipes en charge de sa maintenance.
- Des matériels moins nombreux mais plus performants : sélectionnés avec soin, les nouveaux matériels offrent une plus grande rapidité et des prestations de service plus nombreuses.
- Moins d’interventions des équipes d’assistance informatique : une diminution du nombre de matériels au profit de photocopieurs et d’imprimantes aux capacités accrues entraîne une diminution du nombre de pannes. Les équipes d’assistance informatique sont moins sollicitées et peuvent consacrer plus de temps à la mise à niveau des autres matériels et à l’assistance des utilisateurs. Ce gain de temps pour les services informatiques est encore accru si la maintenance des nouveaux copieurs et la fourniture des consommables est assurée par le titulaire du marché.
- Moins de manipulations : la diminution du nombre de matériels va limiter les manipulations en cas de déménagement
- Moins de commandes : l’harmonisation des matériels d’impression diminue le nombre de références à gérer, tant au niveau de la commande que des consommables et du suivi comptable.
La mise en place d’une politique d’impression permet d’aérer les espaces de travail.
L’installation de copieurs et imprimantes à usage partagé dans des locaux dédiés, en remplaçant les imprimantes individuelles, permet une meilleure organisation des espaces de travail avec :
- un moindre encombrement des plans de travail
- un besoin diminué de meubles d’appoint, ce qui libère de l’espace utile de proximité
- un accès plus facile aux postes de travail en raison d’une limitation des fils électriques et des câblages de surface.
La mise en place d’une politique d’impression permet de communiquer sur les avantages de la rationalisation.
Les différents avantages et gains cités plus haut doivent être développés dans le cadre de la politique interne de communication et dans l’accompagnement des utilisateurs dans le changement d’usages des matériels d’impression.
Et vous ? Pourquoi envisagez-vous de mettre en place une politique d’impression ?
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