La phase clé de l’audit
La phase clé de l’auditDimensionnement, localisation, performances, niveaux de sécurité, consommation, nombre : comment se construire un parc “ équilibré ” ? En conduisant un audit du parc actuel, complété par une évaluation du ressenti et des besoins des utilisateurs. Des outils existent pour l’audit des volumes mais leur utilisation tourne vite à l’usine à gaz.
L’intervention d’un spécialiste n’est donc pas superflue, d’autant plus qu’il sera amené à faire des préconisations d’architecture cible. Une première phase de découverte du parc peut être très rapide. Et l’entreprise dispose alors d’un bilan qui la positionne face aux canons de son secteur d’activité. Mais celui-ci n’est qu’approximatif.
Les mesures évidentes : standardiser et mutualiser
De cet audit découleront des préconisations. Hors, spécificités liées au métier des entreprises – que les offreurs prennent de mieux en mieux en compte – et à l’implantation géographique précise de leurs salariés, les mêmes recommandations reviennent souvent. Il faut standardiser. Ce qui permettra de jouer sur les volumes lors des achats de consommables, de ne pas avoir à garder en stock de nombreux types de toners, de remplacer facilement une imprimante par une autre en cas de panne et de se soucier au minimum des drivers. La prime revient donc aux constructeurs ayant des gammes très étendues et très homogènes, ainsi que des outils d’administration qui faciliteront la gestion de l’ensemble du parc.
Il faut aussi mutualiser, centraliser. Mais pas à outrance. Sans quoi certaines machines deviennent d’énormes goulets d’étranglement et doivent faire l’objet de contrats de niveaux de service difficiles à tenir. Dans une grosse entreprise, on préconise un rapport de un à quatre entre le nombre de périphériques d’impression et le nombre d’employés utilisant des outils bureautiques. Ce taux varie, bien sûr, selon le métier de l’entreprise et la fonction de l’employé. Le fait de changer le parc d’impression, ou du moins une partie, a également l’avantage de faire entrer dans l’entreprise des matériels bénéficiant des dernières technologies en matière d’économie d’énergie, comme la mise en veille automatique, ainsi qu’en matière d’administration. Avec des machines suffisamment récentes, 20 à 25 % des pannes peuvent être traitées à distance, via le réseau.
L’étape suivante consiste à instaurer des règles d’impression qui vont empêcher les utilisateurs d’abuser de certains dispositifs. Ces règles seront maintenues par des outils installés sur le réseau, qui contrôleront les accès et remonteront aussi des informations d’utilisation des périphériques, aussi bien à des fins de facturation que d’audit en continu.
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