« La gouvernance documentaire se définit comme les moyens grâce auxquels une entreprise gère ses documents. Elle sous-entend une gestion effective des charges, de la technologie, de la durabilité et de la sécurité des documents à travers toute la chaîne opérationnelle ». Le patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte, comme le une étude européenne menée auprès d’entreprises européennes. Réalisée par Coleman Parker Research pendant l’été 2009, cette enquête révèle qu’une majorité de dirigeants néglige l’importance de la responsabilité de la gestion documentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.
Première indication donnée par l’étude, trois quart des cadres supérieurs reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise.
Second constat, les procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou. Doublons d’activités et inefficacités se répercuteraient alors sur la charge de travail des collaborateurs et sur leur performance globale.
Sans stratégie documentaire, pas d’environnement de travail plus durable et plus sûr. pour la mise en place d’une telle politique, il suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources.
Reste surtout à faire émerger dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager). La personne en charge saura proposer et construire une politique documentaire et d’archivage, et assurer la cohérence des documents et des informations du SI… Un vrai métier.
Sources : Doc & Print
A lire aussi
Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?
Le coût d’une mauvaise gestion des impressions est plus élevé que vous ne croyez…