Très souvent, le renouvellement d’un copieur ou d’une imprimante se fait dans l’urgence de la panne définitive de l’existant. La pression des utilisateurs amène donc à contacter le fournisseur actuel, lui demander de faire un devis, au mieux discuter un peu les prix et beaucoup les délais de livraison et passer commande du même type de matériel.
Il est vrai que mener une vraie consultation peut s’avérer long et déroutant.
Technologiquement d’abord, chacun a pu expérimenté que les caractéristiques des matériels sont nombreuses (plus de 60 par exemple pour les copieurs), que certaines sont obscures (exemple : scan Twain réseau). Ainsi, choisir les critères importants quant à vos besoins, les comparer entre plusieurs marques et modèles devient vite un parcours du combattant.
Contractuellement ensuite, il existe pratiquement autant de contrats différents que de fournisseurs : vente, location, crédit-bail, location-maintenance, maintenance forfaitaire, maintenance à la page, achats de consommables, tickets d’intervention, garantie et extension de garantie,…Comment choisir la formule qui sera la plus adaptée à vos besoins et comment comparer des offres qui ne portent pas sur les mêmes éléments ?
Et encore… Avant d’en arriver au labyrinthe de la comparaison des offres, il faut avoir défini les besoins ! Il faut également connaître un peu les acteurs du secteur pour savoir à qui demander une offre et quel crédit accordé à chacun.
Bref, à moins de ne pratiquer que le remplacement du 1 pour 1 auprès de votre fournisseur habituel, s’équiper d’un copieur ou d’une imprimante va vous prendre beaucoup de temps et le temps passé ne sera pas forcément gage d’un chois en toute connaissance de cause.
Donc, à moins d’avoir en interne un spécialiste de la question, faire appel à un expert indépendant peut s’avérer très rentable. Il saura formaliser vos besoins réels et envisager vos systèmes d’impression dans leur ensemble. Il pourra donc rédiger un cahier des charges précis qui permettra aux fournisseurs de produire des réponses précises. Il saura créer une grille de comparaison des offres pertinente par rapport à votre situation spécifique. Il saura décrypter les clauses et autres subtilités contractuelles qui pourraient vous créer de mauvaises surprises, surtout en fin de contrat… et il fera tout cela plus vite que vous, donc à moindres frais.
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