La définition de Wikipédia du profil utilisateur est la suivante : Un profil utilisateur est un ensemble de données qui influencent le comportement d’un dispositif informatique en fonction de l’utilisateur. Un profil peut être relatif à une personne seule, ou à un groupe de personnes ayant des points communs, tels que par exemple les membres d’un groupe de travail.
Cette définition est tout à fait adaptée à ce que devrait être un profil utilisateur d’impression. En effet, les outils actuels permettent de définir des comportements d’impression individuels ou par service.
Ainsi, les solutions d’impression par badges sont très souvent utilisées pour assurer la confidentialité des documents ou pour permettre le suivi des consommations. Pourtant, elles permettent également de définir des profils relativement détaillés : quotas d’impression mensuels, matériel dédié ou au contraire fonction FollowMe, accès à l’impression couleur, refacturation interne, accès aux documents stockés…
Les profils utilisateurs peuvent également prévoir les cas pour lesquels l’impression est automatiquement routée vers tel matériel ou vers l’atelier de reprographie. Ils peuvent également définir les accès à une boîte mail commune pour réceptionner les scans et les mails.
L’élaboration de ces profils utilisateurs d’impression peut être intégrée dans la politique d’impression. Ils seront alors définis par grandes fonctions pour permettre au service informatique de les appliquer ensuite tout au long de l’évolution du parc et du personnel. Ils permettront une meilleure appropriation des règles d’usage et donc une meilleure application de la politique d’impression et sa pérennisation.
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