La meilleure des politiques d’impression peut avoir des ratés si les outils auxquels elle s’applique ne sont pas correctement installés, paramétrés et mis à jour.
Qu’il s’agisse d’imprimer, de faxer, d’envoyer par mail ou de stocker des documents, le choix du matériel et de sa répartition dans l’entreprise détermine l’optimisation de circulation des documents, dans leur version papier ou numérique. Les caractéristiques techniques des modèles qui composent le parc ont donc autant d’importance que les performances du réseau.
L’installation d’un parc de systèmes d’impression met en jeu des outils parmi lesquels le driver d’impression joue un rôle de premier plan. Un driver permet d’imprimer depuis n’importe quel poste sur toute imprimante disponible sans forcément connaître ni la marque ni le modèle du périphérique. Enfin, les meilleurs drivers savent gérer à distance les interfaces des différents matériels. Une flexibilité qui devient le vrai prolongement d’une politique d’impression et autorise différentes stratégies en fonction des groupes de travail. « La gestion des drivers est contraignante en terme d’installation, de déploiement, de mise à jour et de paramétrage, explique Frédéric Brouillard, Directeur Avant Ventes des Systèmes d’Impression chez HP. Depuis quelques années nous disposons d’un driver universel dont l’intérêt est de permettre à un client de gérer plus simplement la fonction d’impression dans son parc, quel que soit le nombre et le type de modèle d’imprimantes et avec un seul et même driver. »
L’approche est sensiblement la même chez Epson où « l’on utilise des pilotes universels, précise Christian Beziat, chef de produits. Un seul type de driver capable de piloter toutes nos imprimantes, c’est la solution le plus souvent retenue pour des facilités d’administration. »
Lorsque les prestataires déploient le parc dans une entreprise, les drivers d’impression installés sur le serveur ou les postes client ont souvent déjà été configurés par défaut. Cette pré-configuration permet d’appliquer la politique d’impression validée par l’entreprise. Impression recto verso, noir et blanc ou couleur sont des exemples de réglages qu’un driver d’impression est censé pouvoir gérer en toute indépendance des matériels et des systèmes d’exploitation en place. Avec les bons outils, un gestionnaire de parc est ainsi en mesure de configurer ses drivers en fonction des machines et des groupes de travail et d’inciter les utilisateurs à se servir du matériel selon les pratiques définies par l’entreprise.
Une fois installée et opérationnelle, le parc n’est pas à l’abri de petits ou grands dysfonctionnements qui impliquent des mises à jour de drivers. Problèmes difficiles à éviter, les sites Web des constructeurs se révèlent réactifs et mettent à disposition le téléchargement de nouvelles version de drivers ou de patchs correctifs.